قانون پارکینسون و نقش آن در مدیریت

زمان مطالعه: ۷ دقیقه

در حدود ۷۰ سال پیش قانون پارکینسون (Parkinson) به‌عنوان یکی از پراهمیت‌ترین نظریه‌های روانشناسی مدرن مطرح شد. در ابتدای دهه پنجاه میلادی، پس از آتش‌بس جنگ جهانی دوم که ادارات و سازمان‌ها شکل مدرن‌تری به خود گرفتند. علم مدیریت وارد یک فاز جدید شد و تمامی کشورهای آسیب دیده‌ی جنگ به دنبال جبران خسارت‌های مربوط به جنگ بودند؛ اما روند نوسازی و در پادشاهی بریتانیا کبیر به آهستگی انجام می‌شد و دلیل آن نظام بوروکراتیک حاکم بر سازمان‌ها بود.

به‌عنوان‌مثال اخذ یک پروانه کسب برای یک بستنی‌ فروشی، تقریباً ۶ ماه طول می‌کشید و چندین نهاد نظارتی و اجرایی درگیر صدور این مجوز می‌شدند. این فرایند فرسایشی بروکراسی، باعث پدید آمدن اعتراضات مدنی در بین عامه مردم و خواص جامعه گردید.

سیریل نورث کوت پارکینسون که یک مورخ انگلیسی بود، مقاله‌ای را در مجله اکونومیست در سال ۱۹۹۵ به رشته‌ی تحریر درآورد و در آن مقاله به شکلی طعنه امیر و طنز، کاغذبازی‌های بروکراسی را به باد تمسخر و انتقاد گرفت.

بعدها همین مقاله آقای پارکینسون باعث به وجود آمدن قانون جدیدی در علم مدیریت شد و این قانون به نام قانون پارکینسون مشهور شد.

در این مقاله به تشریح قانون پارکینسون، نقش آن در مدیریت و بهبود مدیریت زمان می‌پردازیم. همچنین راهکارهایی را برای اجرای این قانون در مدیریت زمان به شما ارائه خواهیم داد. پس تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

قانون پارکینسون چیست؟

«هر کار صحیح به میزان زمانی که به آن اختصاص داده‌شده است، طول می‌کشد.» این جمله دقیقا همان تعریفی است که در مقاله قانون پارکینسون در مجله اکونومیست درج‌شده است.

اما این تعریف به‌ احتمال‌ قوی برای شما نامفهوم است. برای درک بهتر این تعریف بهتر است برای شما مثالی را ذکر کنیم:

زمان دانشجویی و دانش‌آموزی همه‌ی اساتید و معلمان بر این نکته تأکید و توصیه داشتند که دروس را در طول ترم بخوانیم و همه را برای شب امتحان تلنبار نکنیم و فقط در شب امتحان آن‌ها را مرور کنیم؛ اما اکثر افراد به این توصیه‌ی طلایی اعتنایی نداشتند و در دو روز قبل از امتحان یا در شب امتحان به سراغ جزوه‌ها و کتاب‌هایشان می‌رفتند! این مثال یک مثال دقیق از قانون پارکینسون است.

تعریف ساده‌ی این قانون، «به تأخیر انداختن وظایف و عدم مدیریت زمان صحیح» است.

در مثال فوق اگر شما برای مطالعه جزوه‌ها و کتاب‌ها، چه ۶ ماه زمان داشته باشید، چه ۱ هفته، چه ۲ روز، درنتیجه‌ی امتحان شما تفاوت زیادی مشاهده نخواهد شد.

بنابراین اگر شما برای خودتان ضرب‌الاجل یا محدودیت زمانی مشخص کنید، خواهید توانست که در زمان کمتری، کار بیشتری انجام دهید.

به‌عنوان‌ مثال اگر برای یک فعالیت که بیشتر از ۳ ساعت طول نمی‌کشد، یک هفته به خودتان زمان دهید، ازنظر روان‌شناسی، پیچیدگی و سختی این کار در سیستم ذهنی‌تان بیشتر به نظر می‌رسد و در واقعیت هم انجام دادن آن کار یک هفته زمان از شما می‌گیرد و این به معنای بهره‌وری و عملکرد کمتر است.

غلبه بر قانون پارکینسون، به‌شدت باعث افزایش بهره‌وری و کارایی ما می‌شود؛ حالا سؤال این است که چگونه می‌توانیم بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟ در ادامه مقاله نکاتی را برای پیروز شدن بر قانون پارکینسون ذکر می‌کنیم.

پیروزی بر قانون پارکینسون با ۹ قدم ساده

سیریل پارکینسون، دو سال پس از چاپ مقاله‌ی مشهورش در مجله اکونومیست، کتابی را تحت عنوان «قانون پارکینسون، تهدیدها و فرصت‌ها» منتشر کرد.

او در این کتاب به تشریح روش‌های افزایش کارایی و بهره‌وری پرداخت. در این بخش از مقاله قصد داریم تا به‌طور موجز و خلاصه، مهم‌ترین روش‌های غلبه بر قانون پارکینسون و مدیریت زمان‌بر اساس آنچه در کتاب ذکرشده را برای شما شرح دهیم:

قدم اول

ایده آل‌گرایی یا کمال طلبی بزرگ‌ترین دلیل هدر رفتن زمان گران‌بهای شماست؛ چون در این صورت شما دائماً در این فکر هستید که کارتان هنوز به مرحله پختگی نرسیده و درنتیجه بازهم زمان بیشتری را صرف آن کار می‌کنید. هیچ‌وقت این نکته را فراموش نکنید که همیشه با کار بیشتر یا اضافه‌کاری کیفیت به وجود نخواهد اما حتی امکان دارد که اضافه‌کاری بر اساس کمال‌گرایی موجب افت کیفیت کار شما نیز شود.

 

قدم دوم

همیشه سعی کنید کارهای مختلف را به چند دسته تقسیم کنید، کارهای با ساختار و روش انجام یکسان را در یک دسته جای دهید. همچنین کارهای بزرگ خود را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم‌بندی کرده و برای هرکدام از آن‌ها یک ضرب‌الاجل زمانی مشخص کنید.

تعیین بازه‌های زمانی برای انجام هر بخش از کار، یک فوریت و اضطرار به شما القا می‌کند، این امر موجب حفظ انگیزه و تمرکز شما در جهت به پایان رساندن کار در زمان تعیین‌شده می‌شود.

به‌عنوان‌مثال، اگر قصد دارید یک تایپ ۳۰۰ صفحه‌ای را در بازه‌ی ترم ۵ ماه دانشگاهی، مطالعه کنید، شما می‌توانید این کتاب را به ۲۰ بخش قسمت کنید و هر هفته ۱۵ صفحه از آن را مطالعه کنید. بی‌تردید با این کار افزایش بازدهی بالایی را تجربه خواهید کرد

قدم سوم

یک چالش هیجان‌انگیز به شما پیشنهاد می‌دهیم. شما می‌توانید کاهش زمان را در انجام وظایفتان را مانند یک مسابقه انجام دهید. البته شاید کاهش دادن زمان انجام کارها در تمام کارهای ما امکان‌پذیر نباشد اما بسیاری از وظایف را می‌توان در مدت‌زمان کمتری انجام داد:

اگر برای نوشتن ۱۰۰۰ کلمه از یک مقاله، دو ساعت زمان در نظر گرفته‌اید، سعی کنید آن را به یک ساعت کاهش دهید.

اگر زمان صرف نهار را در برنامه‌ریزی خود یک ساعت در نظر گرفته‌اید آن را به نیم ساعت کاهش دهید.

این کاهش و صرفه‌جویی زمان موجب می‌شود تا تمرکز خود را افزایش دهید و از تمام توان خود برای انجام کارتان استفاده کنید. با اجرای این راهکار مشاهده خواهید کرد که در طول روز چقدر می‌توانید برای خود زمان ذخیره کنید.

قدم چهارم

پس از هر بهبود در کارتان برای خود یک پاداش در نظر بگیرید. این کار باعث افزایش انگیزه شما می‌شود. مثلاً به خود قول دهید که درصورتی‌که یک کار را در کمتر از زمان مقرر به پایان رسانید به رستوران مورد علاقه خود بروید و خود را به یک شام دعوت کنید.

این روش برای افزایش انگیزه و درنتیجه افزایش بهره وری شما به‌شدت کارساز است.

قدم پنج

بسیاری اوقات ما به دلیل اینکه نمی‌دانیم کار بعدی که باید انجام دهیم چیست، بیش‌ازحد لازم به انجام کاری مشغول می‌شویم. برای مرتفع ساختن این مسئله باید در زمان برنامه‌ریزی همیشه به خاطر داشته باشید که پس از پایان هر کار، کارهای دیگری برای پردازش دارید و هیچ توقفی در فرایند وجود ندارد.

بدون توقف کارهای خود را به پایان برسانید. حتی بزرگان موفقیت جهان بر این باور هستند که فکر کردن بیش‌ از حد، باعث اختلال و توقف در کارها می‌شود.

قدم ششم

هر یک از افراد بسته به وضعیت زندگی و شرایط محیطی خود، به شیوه‌های مختلفی زمان خود را هدر می‌دهند. خوابیدن بیش‌ازحد، استفاده افراطی از شبکه‌های اجتماعی، صحبت کردن‌های غیرضروری و از عادت‌های مرسوم افراد در اتلاف زمان است. شما باید این عادت‌ها را به‌صورت آگاهانه تشخیص دهید و برای پرهیز از آن‌ها نهایت تلاش خود را به‌کارگیرید.

قدم هفتم

بی‌تردید برای شما هم این موضع پیش‌آمده که وقت خود را صرف کارهای بی‌اهمیت کرده و وظایف مهم را فراموش کرده‌اید. به‌عنوان‌مثال کار کردن و اهمیت به‌ سلامتی، هر دو از اولویت‌های پراهمیت زندگی ما هستند اما کدام‌یک اولویت بیشتری دارد؟ قطع به‌یقین سلامتی.

بنابراین کسی که به‌سختی کار می‌کند اما وقت انجام دادن چکاپ آزمایش‌ها پزشکی را خود را ندارد، بدون شک در اولویت‌بندی دچار اشتباهی بزرگ ‌شده است. اگر شما نتوانید پدیده‌های زندگی خود و کار خود را اولویت‌بندی کنید، زمان خود را از بین برده‌اید و انرژی شما صرف کارهای کم‌اهمیت‌تر شده و دیگر زمانی برای پردازش کارهای مهم‌تر نخواهید داشت.

قدم هشتم

عصر امروز عصر شگفتی‌هاست. امروزه فنّاوری همه‌چیز را راحت و آسان کرده است. از خرید بلیط گرفته تا پرداخت قبوض و سفارش‌های آنلاین و …

درگذشته باید صبح زود از خواب بلند می‌شدیم و سراسیمه خودمان را به دکه‌ی روزنامه‌فروشی محل می‌رساندیم تا شاید قبل از تمام شدن نیازمندی‌های روزنامه همشهری یکی هم به ما برسد! پس از آن بدون هیچ شناختی از محیط کار احتمالی کل شهر را به دنبال محل کار برای مصاحبه می گشتیم! تصور کنید که این فرایند چقدر فرسایشی و سخت بود؟

اما اکنون وب سایت‌های کاریابی، پیدا کردن شغل را برای افراد بسیار آسان و دل‌چسب کرده است. شما به وب‌سایت کاریابی و استخدام مراجعه می‌کنید و رزومه خود را به‌صورت الکترونیکی  برای شرکت‌ها می‌فرستید و خیلی راحت شغلی مناسب با توانایی‌های خود پیدا می‌کنید.

کارفرمایان نیز قادرند با استفاده از آزمون آنلاین و مصاحبه‌ی آنلاین، میزان مهارت‌های شما را مورد سنجش قرار دهند.

بنابراین استفاده‌ی حداکثری از تکنولوژی یک جادو برای صرفه‌جویی در زمان و انرژی شماست. شاید دیگر این جمله کلیشه باشد اما فراموشش نکنید که «وقت طلاست».

قدم نهم

اگر تا اینجای مقاله به این درک رسیده‌اید که قانون پارکینسون چه تأثیرات مخربی بر زندگی شما گذاشته است. اکنون زمان آن فرا رسیده تا از حاشیه امن خود خارج شوید و کارهای خود را به صورتی متفاوت انجام دهید.

فراموش نکنید که خروج از منطقه‌ی امن برای همه سخت است اما پس از خروج شما پاداش‌هایی را کسب می‌کنید که به خود میگویید کاش زودتر از منطقه‌ی امن خود خارج می‌شدم.

پس از برداشتن قدم‌های ذکرشده، حتماً به این نتیجه می‌رسید که پیش‌ازاین چقدر از زمان خود را بیهوده تلف کرده بودید و چه توانایی و پتانسیل بالایی در شما برای پیشرفت فردی و شغلی وجود دارد.

مهم‌ترین مانع پیشرفت در زندگی ما قانون پارکینسون است. این‌که ارزش ثانیه‌های باارزش عمرمان را درک نمی‌کنیم یک آفت بزرگ است.

سخن پایانی

ما از شما انتظار نداریم که پس از خواندن این مقاله به‌یک‌باره متحول شوید! اساساً این‌چنین انتظاری در مورد هر تغییری در زندگی کاملاً غیرواقعی و اشتباه است. تغییرات باید طبیعی و به‌مرورزمان در شما به وجود آیند.

پس از همین حالا برنامه‌ریزی خود را بر اساس نکات غلبه بر قانون پارکینسون تدوین کنید و به‌زودی منتظر ایجاد تغییرات عمیق در زندگی شخصی و کسب‌وکار خود باشید.

از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بوده‌اید از شما سپاسگزاریم. لطفاً تجربیات و نظرات خود را با آژانس دیجیتال مارکتینگ ای تی هما به اشتراک بگذارید.