یک ضربالمثل انگلیسی میگوید «Time and tide waits [wait] for no man» این ضربالمثل به زبان شیرین فارسی اینطور ترجمه میشود: «زمان و جزر و مد منتظر کسی نمیماند». درواقع این ضربالمثل حامل این پیام است که زمان یک پدیده ارزشمند است. همهی انسانها برای رسیدن به موفقیت در تمامی ابعاد زندگی، باید درک عمیقی از ارزش و اهمیت زمان داشته باشند. افرادی که قیمت زمان را نمیدانند و در حال هدر دادن این گنج هستند، در مسیر موفقیت و تکامل خود دچار شکست میشوند؛ بنابراین میتوان اینطور نتیجه گرفت که مدیریت زمان کلید طلایی تحقق اهداف انسانهاست. در این مقاله به بررسی اینکه مدیریت زمان چیست و چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ (راهنمای جامع مدیریت زمان) خواهیم پرداخت.
مدیریت زمان چیست؟
به بیانی ساده مدیریت زمان به معنای اختصاص زمان بهصورت مؤثر به فعالیتهایی خاص است.
درواقع با مدریت زمان شما قادر خواهید بود بر اساس اولویتهای خود زمان خود را به فعالیتهای خاص خود اختصاص دهید، درنتیجهی این امر شما از وقت خود به بهترین (بهینهترین) شکل ممکن استفاده کردهاید.
شما در مدیریت زمان تعیین میکنید که اولویت کدام فعالیت بالاتر است و چه میزان زمانی باید به آن اختصاص داده شود. کدام کار را باید سریعتر به پایان برسانید و کدام کار را میتوانید به این بعدا موکول کنید.
مدیریت زمان نهتنها در حرفه و کسبوکار بلکه در زندگی شخصی نیز کاربردپذیر است، مدیریت زمان نقشی مهم و اساسی در زندگی ما بر عهده دارد و کیفیت زندگی ما در گروی مدیریت زمان است
مدیریت زمان شامل بخشهای زیر است:
۱- برنامهریزی مستمر
برای اجرای یک مدیریت زمان اثربخش بهصورت روزانه برنامهریزی کنید. برنامه کاری و فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. فعالیتهای خود را در برنامهی خود اولویتبندی کنید و مشخص کنید که هر کار چقدر زمان نیاز دارد. سعی کنید کارهای با اولویت بالا را لیست کنید و کارهای کماهمیت که در آینده هم میتوانید آنها را انجام دهید را در لیست قید نکنید. کارهای نیمهکاره و بلاتکلیف را تکمیل و نهایی کنید. کارهای انجامشده را تیک بزنید و تا کاری را تمام نکردهاید کار بعدی را شروع نکنید.
سعی کنید کارهایتان را در زمان اختصاص داده شده به پایان برسانید.
۲- تعیین اهداف
انسان بیهدف یک مردهی متحرک است! او مانند یک کشتی بی ناخدا در اقیانوسی پهناور گمشده و سرگشته است. شما باید اهداف خود را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که اهدافتان واقعبینانه و دستیافتنی هستند.
۳- تعیین ضربالاجل
برای اهداف تعیینشده خود، یک ضربالاجل (deadline) در نظر بگیرید و سعی کنید تا قبل از فرارسیدن زمان مقرر به آن هدف برسید. شما بهترین فردی هستید که میتوانید برای اهدافتان ضربالاجل تعیین کنید. در تعیین ضربالاجل واقعبین باشید و به این اطمینان برسید که هدف شما در ضرب الاجل، قابلدستیابی باشد.
۴- تفویض مسئولیتها
سعی کنید مهارت «نه» گفتن را یاد بگیرید. تمامکارها را یکتنه انجام ندهید. افراد دیگری هم در زندگی شما حضور دارند که میتوانید از آنها کمک بگیرید. فقط بر کارهایی که تخصصتان است تمرکز کنید و آنها را انجام دهید و کارهایی را که در آن سر رشتهای ندارید به دیگران بسپارید.
۵- اولویتبندی کارها
در مدیریت زمان باید با توجه به اهمیت کارها و وظایف آنها را اولویتبندی کنید. فرق میان کارهای فوری و مهم را تشخیص دهید. برای هرکدام از کارها یکزمان اجرا و پایان تعیین کنید. این زمان میتواند ۱ ساعت تا چندین ماه نیز باشد.
۶- اختصاص زمان مناسب برای فعالیت درست
سعی کنید شعار «انجام کار درست در زمان مناسب» را سرلوحهی کار و زندگی خود قرار دهید. کارهایی که در زمان مناسب انجام نمیشوند ارزش قابلتوجهی ندارند. برای انجام یک کار که نهایتاً یک ساعت زمان میبرد یک روز خود را حرام نکنید، همچنین یادتان باشد برای بررسی و فعالیت در شبکههای اجتماعی و چک کردن ایمیل زمانی را بهصورت جداگانه اختصاص دهید.
روزانه چقدر زمان هدر میدهیم؟
همه ما شنیدهایم که «وقت طلاست» اما در واقعیت تعداد کمی از ما بر اساس این باور زندگی میکنیم.
برای اینکه این موضوع برایتان ملموس شود کافی است به اعداد و ارقام توجه کنید، یادتان باشد که اعداد هیچوقت دروغ نمیگویند. به همین دلیل میخواهیم در این قسمت با روشی ساده میزان زمان هدر رفته یک روز کاری را بررسی و محاسبه کنیم.
در طول روز عوامل و دلایل زیادی قادرند ذهن ما را منحرف و موجب حواسپرتی ما شوند. بر اساس تحقیقات انجامشده گلوریا مارک (Gloria Mark) به ازای هر وقفه، بهطور متوسط ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول میکشد تا ذهن انسان برای بازگشت به شرایط عادی آماده شود! بسیاری از تحقیقات این نتایج را تائید کردهاند.
حواسپرتی علاوه بر هدر دادن زمان باعث برهم خوردن انسجام و تمرکز ذهنی و همچنین سلب آرامش ذهنی میشود. بهعنوان مثال چک کردن شبکههای اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نهتنها همینقدر زمان را هدر میدهد، بلکه تقریباً ۲۵ دقیقه طول میکشد تا ذهن برای کاری که در حال انجام بود، آماده شود.
این موارد علاوه بر کاهش بهرهوری و اثرگذاری، بر احساسات افراد تأثیرات منفی میگذارد. درواقع از دست دادن تمرکز موجب افزایش استرس و اضطراب، کجخلقی و کاهش بهرهوری میشود.
شاید تصور کنید که شما از این قضیه مستثنا هستید اما امروزه ثابتشده است که انجام چند کار همزمان (Multi Tasking) به حواسپرتی و عدم تمرکز میانجامد.
پیتر دراکر (Peter Drucker) در کتاب مدیر اثربخش «The Effective Executive» در مور این موضوع هشدار نی دهد و بیان میکند که در دنیای واقعی موارد استثنایی مانند موزارت وجود دارد که بهصورت همزمان روی چند قطعه موزیک و ترکیب ان بتواند کار کنید و یک شاهکار خلق کند.
بنابراین سعی کنید عوامل حواسپرتی را از خود دور کنید و کار خود را به پایان برسانید.
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
در این بخش به اهمیت مدیریت زمان در کار ورزندگی میپردازیم.
مدیریت زمان باعث میشود تا بتوانید بر کارهای خود تسلط بالایی داشته باشید و تعادل کار و زندگی را حفظ کنید.
در ادامه ۷ مزیت مدیریت زمان را ذکر و تشریح میکنیم:
۱- بهبود عملکرد
زمانی که مهارت مدیریت زمان را یاد بگیرید و آن را اجرا کنید، دید بهتر و شفافتری به وظایف و کارها و همچنین مدتزمان اجرای آنها خواهید داشت. زمانی که یک برنامه مدون برای پیگیری کردن دارید، حتماً متوجه خواهید شد که زمان کمتری برای تصمیمگیری در مورد کارها صرف میکنید. مدریت زمان باعث میشود که انرژی و زمان خود را بر کارهای اساسی و اولویت بالا معطوف کنید و از بروز عوامل مختل کردن تمرکز و حواس جلوگیری کنید.
۲- کسب نتایج بهتر
وقتیکه با آرامش و بدون ضربالاجل کار میکنید، قادر خواهید بود برای کارتان بیشتر تمرکز و تلاش کنید. مدیریت زمان باعث میشود تا وظایفتان را اولویتبندی کنید و به این اطمینان برسید که برای هر وظیفه زمان کافی در اختیار دارید. این نکته را فراموش نکنید که زمانی کیفیت کار شما افزایش مییابد که با زمانی کافی به انجام کارها بپردازید و شتابزده عمل نکنید.
۳- تحویل بهموقع کار
مدیریت زمان به معنای اختصاص دادن هرکدام از بلوکهای کارتان به یک بازهی زمانی خاص است. اگر شما بتوانید زمان را بهصورت واقعبینانه و هوشمندانه به کارها تخصیص دهید، قادر خواهید بود قبل از ضربالاجل کار خود را به پایان برسانید.
۴- کاهش استرس
زمانی که یک لیست کامل و بلندبالا از کارها و وظایفتان در کار و زندگی جلوی شما باشد، بدون شک دچار اضطراب و استرس خواهید شد. در همچنین مواقع مدیریت زمان به کمک شما می آید تا بتوانید این کارها را به لحاظ ضروری بودن، اولویتبندی کنید و برای هرکدام یکزمان مشخص تعیین کنید. اولویتبندی کارها و تخصیص زمان به هرکدام کمک شایانی به کاهش استرس شما میکند.
۵- ایجاد فرصتهای شغلی
مدیریت زمان از شما یک کارمند متعهد، مسئولیتپذیر و خوشقول میسازد. این امر باعث ارتقا ارزش شما در سازمان میشود و اعتبار حرفهای شما را افزایش میدهد و درنتیجه میتواند فرصتهای شغلی جدیدی را برای شما خلق کند.
۶- افزایش اعتمادبهنفس
هنگامیکه شما موفق به مدیریت زمان خود میشوید و وظایف را در زمان مقرر به پایان میرسانید، احساس موفقیت و اعتمادبهنفس بالایی را تجربه خواهید کرد. به پایان رساندن کارها و وظایف فهرستهای روزانه بهطور مستمر موجب افزایش انگیزه و همچنین ترشح هورمون شادی دوپامین میشود. از طرفی نتیجهبخش بودن مدیریت زمان باعث میشود تا تأثیر مدیریت زمان بر بهرهوری را بهتر درک کنید و آن را به صورتی عمیقتر و دقیقتر به اجرا درآورید.
۷- افزایش کارآمدی
زمانی که میفهمید که قادرید زمان خود را بهصورت هوشمندانه و موثقتری مدیریت کنید، بیش از پیش بر کار خود متمرکز خواهید شد و درنتیجه این امر موجب میشود تا در زمان کمتری وظایف بیشتری را به پایان برسانید. درواقع با این کار مهارت شما در انجام کارها ارتقا پیدا میکند.
چرا باید برای مدیریت زمان برنامهریزی کنیم؟
یکی از مهمترین ارکان مؤثر بر مدیریت زمان، برنامهریزی است. شما برای بهرهمندی بیشتر از زمان خود باید برنامهریزی روزانه دقیق و بهینهای داشته باشید. توجه داشته باشید که هدف از انجام کارها فقط نباید به پایان رساندن آنها باشید، بلکه کیفیت انجام و همچنین خروجی کار اولین اولویت است. برنامهریزی و مدیریت زمان، به شما احساس جهتدار بودن و هدفمندی میدهد و تشویقتان میکند تا در زمان مقرر وظایف و کارهای خود را بهخوبی انجام دهید.
مسیر پیشروی خود را برنامهریزی کنید و برای خود اهدافی را مشخص کنید و برای رسیدن به اهدافتان با تمام توان تلاش کنید. برنامهریزی جز بهجز راهنمای قدمهای شما را در بازهی زمانی مشخص است.
از دیگر مزیتهای برنامهریزی و مدیریت زمان این است که به شما کمک میکند تا دقیقاً بدانید کدام کارها را باید بهصورت فوری و کدام کارها را بعداً انجام دهید.
در این قسمت بهعنوانمثال یک برنامهریزی و مدیریت زمان ایدئال را برای شما ذکر میکنیم:
تاریخ: ۱ تیرماه ۱۴۰۱
روز: یکشنبه
۹:۱۵ تا ۱۰ – پاسخگویی به ایمیلهای ضروری
۱۰ تا ۱۲ – بررسی پیشنهاد مشتری A، تهیه گزارش و دادهها و آنالیز مقایسهای رقبای مشتری
۱۲ تا ۱۲:۳۰ -جلسه ا اعضای تیم در مورد کارهای عقبمانده
۱۲:۳۰ تا ۱:۳۰- استراحت و ناهار
۱:۳۰ تا ۳ – بررسی پیشنهاد مشتری B
۳ تا ۴ – بررسی امور مالی کسبوکار، مرور و بازبینی اهداف
۴ تا ۵ – تماس با مشتریان فعلی برای حفظ تعامل
۵ تا ۶ -تهیه گزارشات روزانه و بایگانی آن
علاوه بر این مورد، برنامهریزی و مدیریت به شما در اهداف بلندمدت نیز کمک میکند، مصلا شما میتوانید طبق این برنامهریزی و مدیریت زمان پیشبینی کنید که در ۵ سال آینده در کجا حضور خواهید داشت. در برنامهریزی میتوانید بررسی کنید که در چه شرایطی و چگونه اگر کار کنید به اهداف بلندمدت خود خواهید رسید. برنامهریزی تسهیل بخش وظایف و کارها است و به شما کمک میکند تا به اهداف و رؤیاهای خود جامهی عمل بپوشانید.
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
در این قسمت از مقاله راهکارهایی کاربردی را برای مدیریت زمان در اختیار شما قرار میدهیم:
۱- برنامهریزی روزانه
سعی کنید همیشه در دسترس باشید اما نه اینکه دیگران بیشازحد وقت شما را هدر دهند. شما باید طبق تقویم زمانهایی را مشخص کنید و فقط در همان ساعات در خدمت و دسترس دیگران باشید.
۲- استخدام با استعدادها
یکی از رمز های مهم موفقیت استخدام افراد مستعد است. شما هم می دانید که یک نفر به تنهایی قادر به انجام تمام کارها نیست و یک تیم عملکردی بهتر نسبت به یک نفر دارد. با استخدام افراد با استعداد می توانید مطمن باشید که آنها راهبردهای شما را اجرا میکنند و استراتژیهای مختلف را در جهت پیشرفت کار مورد اجرا قرار میدهند.
۳- دستیار توانا
اگر شما یک دستیار توانا و باهوش داشته باشید او قدر خواهد بود تا با توجه به همه جوانب و جزییات کارهای شما را ساماندهی کند. با در اختیار داشتن یک دستیار توانا و باهوش ما میتوانید تمرکز و توجه خود را بر مسائل مهمتر معطوف کنید.
۴- بهرهمندی از تکنولوژی
با گسترش تکنولوژی در عصر جدید شما میتوانید انواع نرمافزارها و ابزارها را بر موبایل، تبلت و لپ تاب خود نصب کنید. این نرمافزارها به انسانها در مدیریت زمان و بهبود کیفیت زندگی کمک بسزایی میکنند. بهعنوانمثال شما قادرید از هرکجای جهان و حتی در دل طبیعت مدارک خود را به نقاط مختلف ارسال کنید و همچنین با افرادی دیگر از کشورهای مختلف مکالمه کنید.
مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟
در این بخش از مقاله به مزیتهای مدیریت زمان اشاره میکنیم:
۱- وقتشناس و منضبط میشوید
در مدیریت زمان، شما یاد میگیرید که درزمانی که لازم است کار کنید. شما برای بهرهمندی کافی از زمانتان باید ذر ابتدای روز برنامهی کاری یا فهرست کارهای خود را تنظیم کنید تا فعالیتهای مهم در بازهی زمانی مناسب مشخص شوند و انجام شوند. همانطور که گفتیم داشتن برنامه کاری به شما جهتدهی میکند و شما دقیقاً میدانید که در طول روز باید به چه فعالیتهای بپردازید و همچنین درک خوبی میزان اولویت هر کار دارید و طبق آن ترتیب انجام فعالیتها مشخص میشود. درنتیجهی این فرایند شما به فردی وقتشناس و منضبط تبدیل میشوید و همین موجب اثربخشی شما در کار خواهد شد.
۲- ساختاریافته میشوید
افرادی که مدیریت زمان را در زندگی خود به مرحلهی اجرا میگذارند بهصورت ناخودآگاه ساختارمند و منظم میشوند. این افراد برای مدیریت زمان بهرت، میز کار، اتاق کار و ملزومات و ابزارهای خود را تمیز و مرتب نگه میدارند. این کار باعث افزایش بازدهی و درنتیجه جلوگیری از هدر رفتن زمان میشود.
۳- رضایت و اعتمادبهنفس
همانطور که قبلاً هم اشاره کردیم، افراد دارای مهارت مدیریت زمان، کارهای خود را در بازهی زمانی مشخصی انجام میدهند و این موجب میشود تا فرد اعتمادبهنفس و رضایت بالایی از خود را تجربه کند.
افرادی که ارزش زمان را خوب میدانند، سعی میکنند از شلوغی دوری کنند و کار خود را پیش از اتمام زمان ضربالاجل به پایان برسانند. افراد دارای مهارت مدیریت زمان، مورد تحسین بقیه هستند و همواره در کانون توجه قرار میگیرند.
۴- کوتاه شدن زمان رسیدن به اهداف
مدیریت زمان مؤثر باعث میشود تا افراد پیش از زمان تعیینشده به اهداف خود دست یابند و این به معنای کوتاه شدن زمان رسیدن به اهداف است.
۵- برنامهریزی بهتر، چشمانداز بهتر
همانطور که گفتیم افرادی که مدیریت زمان را در زندگی خود به اجرا دراورده اند، به سادگی قادر هستند برای ۵ سال اینده خود برنامه ریزی کنند و این برنامه ریزی باعث شکل گیری یک چشم انداز شفاف و عالی برای اینده ی انهاست.
۶- مدیریت زمان: دشمن استرس
یادتان باشد که تأخیر در کارها، هدر دادن زمان نهتنها هیچ مورد مثبتی در خود ندارد بلکه یکی از عوامل مهم ابتلای افراد به استرس و اضطراب است؛ بنابراین میتوانید مطمئن باشید که اگر مدیریت زمان را در زندگی خود به کار گیرید میزان استرس و اضطراب بهمراتب کمتری را تجربه خواهید کرد.
۷- اولویتبندی وظایف
یکی دیگر از مزیتهای مدیریت زمان، اولویتبندی وظایف است. با اولویتبندی کارها و وظایف، کارهای حیاتی و ضروری در ابتدا انجام میشوند، کارهای کمارزشتر به اینده موکول میشود و درنتیجه بهره بری و اثربخشی شما بهشدت افزایش خواهد یافت
چگونه با تکنیکهای مدیریت زمان موفق عمل کنیم؟
شما باید این نکته را بدانید که تکنیکهای مدیریت زمان به معنای فشردهسازی وظایف روزانه نیست، بلکه این تکنیکها در راستای سادهسازی و سریعتر انجام دادن کارها انجام میپذیرد.
بهاینترتیب شما زمان بیشتری را برای کارهای موردعلاقه خود و استراحت در اختیار خواهید داشت. در ادامهی این مقاله به تشریح چند تکنیک کاربردی برای اجرای مدیریت زمان در زندگی خود آشنا خواهید شد:
ردیابی زمان
آیا تابهحال میزان زمانی که صرف کارهای خود کردهاید را رصد و اندازهگیری کردهاید؟ شاید شما بتوانید تخمین بزنید اما این برآوردها دقیق و قابلقبول نیستند. ردیابی یا رصد زمان یکی از تکنیکهای مدیریتی است که برای ثبت سوابق ساعت کار کارمندان از آن استفاده میشود. حالا شاید بپرسید که چگونه این کار انجام دهید؟ شما میتوانید از صفحات نرمافزار اکسل برای ساخت یک ردیاب زمان برای خود استفاده کنید. مثلاً هر نیم ساعت هر چیز که انجام دادهاید را د یک فیلد وارد کنید و در انتهای روز ببینید که چهکارهایی را در چه مدتزمانی به پایان رساندهاید. این دادههای واقعی به شما کمک میکند تا در فرایندهای خود تجدیدنظر کنید و بهترین روش انجام کار در کمترین زمان ممکن را کشف کنید.
بلوکبندی زمان (Time Blocking)
شاید برای شما هم موقعیتی پی آمده باشد که تصور کنید که برنامهی تان شما را کنترل میکند.
در اینچنین شرایطی شما باید در زمان انجام کارها تغییراتی را ایجاد کنید. لازم است که بهطور شفاف بیان کنید که برای انجام هر کار چه مقدار زمانی موردنیاز است.
بلوکبندی زمان قادر است شما را مجبور کند تا چگونگی گذر زمان را متوجه شوید و طی آن به درکی عمیق از انجام کارها در بلوکهای مختلف زمانی برسید.
قورت دادن قورباغه
با آغاز هرروز کاری مهمترین و سختترین کارها را در صد لیست کارهای خود قرار دهید. این کارها همان قورباغههای شما هستند که باید آنها را قورت بدهید. برای داشتن شروعی خوب به کارهای تان نظم بدهید. یادتان باشد که همیشه تسلیم وسوسهی انجام دادن کارهای راحت نشوید و کار خود را با قورت دادن قورباغهها شروع کنید. شاید بپرسید که اگر چند قورباغه داشتم به چه صورت عمل کنم؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که در همچنین موارد شما باید قورباغه بزرگتر را قورت دهید.
تکنیک پومودورو
مغر انسان بهگونهای طراحی شده است که در آن واحد قادر است فقط بر یکچیز تمرکز کند. چندوظیفگی و جابجایی بین کارها هزینههای گزافی را بر بهرهوری و کار شما در بر خواهد داشت. تکنیک پومودورو یک سیستم مدیریت زمان ساده اما مجربی است که موجب میشود شما درآنواحد فقط یک کار را انجام دهید و با انجام این کار بهره بری و اثرگذاری شما بهشدت افزایش پیدا میکند. تکنیک پومودورو مؤثرترین تکنیک مدیریت زمان است.
برای اجرای این تکنیک شما باید تمامی عوامل حواس پرتی و مخل کننده تمرکز را از خود دور کنید و تایمر خود را به مدت ۲۵ دقیقه تنظیم کنید. در طی این ۲۵ دقیقه شما باید فقط روی یک کار متمرکز باشید. این مدتزمان زیادی به نظر نمیرسد اما در همین زمان بهظاهر کوتاه کارهای شما بهصورت عمیق و بدون وقفه انجام میپذیرد. سعی کنید هر و روز از این تکنیک استفاده کنید تا به این تکنیک عادت کنید و بهرهوری استفاده از آن را افزایش دهید.
چگونه تکنیک پومودورو باعث اجرا مدیریت زمان میشود؟
در این تکنیک از «احساس فوریت» برای انجام کار استفاده میشود به این صورت که شما احساس میکنید که به جای زمان نامحدود فقط ۲۵ دقیقه زمان برای انجام کار خود مهلت دارید و در نتیجه تمام توان و تمرکز خود را بر کار تزریق میکنید و بهترین بهره وری را خواهید داشت.
تکنیک پومودورو به شما اجازه میدهد بین ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت کنید و همین یک علت برای تجدید قوا و شاداب نگهداشتن شما در طول ساعات کاری است. با استفاده از این تکنیک شما بدون احساس خستگی قادر خواهید بود ساعتها به کارهای خود بپردازید.
تکنیک ماتریس آیزنهاور (The Eisenhower Matrix)
روش اساسی در مدیریت زمان درک شیوهی اولویتبندی کارها است، زیرا بدون اولویتبندی بهرهوری و اثرگذاری بهشدت افت خواهد کرد. ماتریس آیزنهاور (معروف به ماتریکس فوری-مهم) به شما در شناسایی و تشخیص مهمترین وظایف کمک میکند.
تمام وظایف به چهار دستهی اساسی تقسیمبندی میشوند، این ۴ دسته عبارتاند از:
فوری و مهم؛
غیرفوری و مهم؛
فوری و غیرمهم؛
غیرفوری و غیرمهم.
مراحل و نحوهی استفاده از ماتریس فوری-مهم:
۱- تمام وظایف خود را د یک فهرست درج کنید، نگران ترتیب آنها نباشید.
۲- حالا وظایف مهم و ضروری را علامت تعیین کنید.
۳- کارهای فوری را با حرف «ف» و کارهای مهم را با حرف «م» مشخص کنید.
۳- هرکدام از وظایف را در قسمت مناسب قرار دهید و اقدامات مربوط به آن را انجام دهید.
یادتان باشد که هر چیز که مهم است، بهندرت دچار فوریت میشود و هر چیز که فوری است بهندرت مهم است. هرروز صبح قبل از شروع کار از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، چون این یک ابزار مؤثر و کارا برای مدیریت زمان است و طبق این ماتریکس میتوانید وظایف خود را اولویتبندی کنید.
کار بهاندازهی سطح انرژی
سطح انرژی شما با بهرهوری شما رابطهی مستقیم دارد. پس باید سعی کنید که کارهای حیاتی را در اوج بهرهوری خود انجام دهید. زمان اوج عملکرد خود را در طول شبانهروز پیدا کنید و تا حتیالامکان کارهای مهم و ضروری خود را در آن زمانها انجام دهید
درواقع شما باید در زمان طلایی خودکار عمیق یا Deep work کنید و تمام دقت و تمرکز خود را بر کار خود بگذارید. هنگامیکه سطح انرژی شما کم باشد، سعی کنید بر کارهای کم اولویت و کمارزشتر
کار کنید (Shallow Work)
بهعنوانمثال اگر عصرها بیشترین بازدهی را دارید، سعی کنید مهمترین کارهایتان را در آن زمان به پایان برسانید، هنگام شام شاید سطح انرژی شما کمتر باشد در این مواقع میتوانید کارهای کم ارزشتر مانند تمیز کردن میز، چک کردم ایمیل و … را انجام دهید.
سطح انرژی شما در روزهای هفته نیز متغییر است. مثلاً برخی افراد در روزها یکشنبه سطح انرژی بالایی دارند. سعی کنید تا علاوه بر ساعت بازدهی، روز پربازده خود را نیز کشف کنید.
از بین بردن عوامل حواسپرتی
تأثیرات منفی عوامل حواسپرتی بر تمرکز و درنتیجه بهرهوری قابلانکار نیست. باید این واقعیت را بپذیرید که یک کار متمرکز ۳۰ دقیقه ای از ۵ ساعت کار بدون تمرکز، ارزش والاتری دارد.
عوامل حواسپرتی را شناسایی و از خود دور کنید. با این کار از هزینههای سنگین ناشی از عدم تمرکز جلوگیری خواهید کرد.
برای کار از دستورالعمل زیر استفاده کنید:
تمام اعلانهای موبایل و کامپیوترتان را غیرفعال کنید؛
گوشی همراه خود را از فضای کار دور نگه دارید؛
از هدفون یا هدست های غیرفعال کننده صدای محیط (Moise Cancelling) استفاده کنید.
مقالات را در گوگل داک ذخیره کنید تا بتوانید آنها را در فرصتی مناسب مطالعه کنید؛
اگر برای انجام کاری به (Wi-Fi) نیازی ندارید، آن را خاموش کنید؛
از شبکههای اجتماعی استفاده نکنید. آیا در این مورد نمیتوانید مقاومت کنید؟ (Distraction Time) را در طول روز تنظیم کنید؛
گوشی موبایل و برنامههای خود را در وضعیت (Do Not Disturb) قرار دهید؛
صندوق ورودی خود را به (GTD Gmail) تغییر دهید تا بتوانید از ایمیلهای ضروری استفاده کنید؛ همچنین، میتوانید از (Inbox Pause) برای جلوگیری از دریافت ایمیلهای جدید استفاده کنید؛
اگر دفتر کار دارید، در را ببندید و با نصب تابلو یا نوشتن یادداشتی این پیام را بقیه مخابره کنید که در حال کار عمیق هستید.
قانون پارتو یا ۸۰-۲۰
به زبانی ساده قانون پارتو میگوید:
«۸۰ درصد ورودی یا نتایج از ۲۰ درصد ورودی حاصل میشوند»
به بیانی دیگر چیزهای کوچکی وجود دارند که بر بخش بزرگی از نتایج تأثیرگذار هستند.
اگر میخواهید در مدیریت زمان موفقتر عمل کنید. بر ۲۰ درصد کارهای مهم خود تمرکز کنید تا ۸۰ درصد از نتایج را از آن خود کنید. شما با ماتریس فوری-مهم یاد گرفتید که چگونه کارهای مهم خود را از فهرست شناسایی کنید.
دستهبندی (Batching) کنید
بهطورکلی دستهبندی به معنای گروهبندی کارها و وظایف مشابه است
وقتیکه تمام ایمیلهای خود را با همدیگر و بهصورت یکجا چک میکنید یا در یکزمان مشخص به بروز رسانی مقالات خود میپردازید، در حال پردازش دستهبندی هستید.
این تکنیک از مدیریت زمان موجب میشود تا شنا بسیاری از وظایف خود را بهصورت کامل و موثر به پایان برسانید. بهاینترتیب شما از چرخهی جریان کار (Work Flow) خارج نخواهید شد.
هرکدام از تمام فعالیت هر دسته مسیر ذهنی مشابه و خاص خود را داراست.
با دستهبندی وظایف، مغزتان را مجبور تکینید تا بر یک نوع کار تمرکز کند، درنتیجه مغز شما میزان سرعت پردازش را افزایش و تمرکز شما را بهبود میبخشد.
برای کشف دستهبندی کارهای خود، تمام فعالیتهای روز خود را فهرست کنید و آنهایی که به لحاظ انجام کار شبیه هم هستند را در یک دسته قرار دهید.
انجام خودکار کارها
آیا لازم است که هرروز و بارها و بارها یک کار تکراری را انجام دهید؟
اگر شما توانایی این را نداشته باشید تا این کارها بهصورت خودکار انجام شوند، زمان زیادی از شما به هدر خواهد رفت. قرار دادن بعضی کارهای روزمره و تکراری بر سیستم کنترل خودکار (Autopilot) کلید طلایی کار هوشمندانه و همچنین یکی از اهرمهای بزرگ مدیریت زمان است.
این تکنیک بهشدت بر صرفهجویی در زمان تأثیر دارد. شما میتوانید با بهرهمندی از این روش جادویی زمان را ذخیره کنید و از آن زمانهای به دست آمده برای پیشرفت بیشتر و یا انجام فعالیتهای فرحبخش استفاده کنید. با کمی تحقیق و بررسی میتوانید از این ابزارهای آنلاین کنترل خودکار استفاده کنید.
برنامهریزی روزانه
برنامهریزی روزانه ستون اصلی مدیریت زمان است بنابراین شما نباید از این فاکتور مهم چشمپوشی کنید. با برنامهریزی روزانه با خیالی راحت میتوانید فعالیتها و کارهای خود را انجام دهید و از به پایان رسیدن آن جلوگیری کنید. شما وقت از برنامه روزانه پیروی میکنید دیگر جایی برای تعویق یا اهمالکاری باقی نمیماند و سریعتر و اثربخشتر از هر زمان فعالیت خواهید کرد.
برای برنامهریزی روزانه هم میتوانید شب قبل از روز کاری و یا اول روز کاری برنامه خود را تنظیم کنید. دقت کنید که اولویت بنی را در برنامه روزانه خود فراموش نکنید و وظایف مهم و ضروری خود را در صدر فهرست برنامه خود قرار دهید.
تهیه فهرستی از نبایدها
در علم ریاضیات یک روش برای حل مسئله وجود دارد که اصطلاحاً به آن انعکاس (Inversion) میگویند. در این روش حل مسئله شما در ابتدا از نتیجه شروع میکنید و برای محاسبه و حل مسئله در جهت برعکس عمل میکنید.
انعکاس یک ابزار قوی برای کشف باورهای پنهان است، باورهای غلطی که باید در وجود شما حل شوند.
در این روش شما باید در نقاط منفی خود را به حداقل برسانید و به این ترتیب بهره وری و بازدهی خود را افزایش دهید.
با نوشتن نقاط منفی و عادتهای بد خود که تمایل به ترک آنها را دارید کار خود را شروع کنید و بهصورت روزانه بهصورت آگاهانه روی آنها کار کنید. لیست نبایدهای خود را تدوین کنید و آن را بهعنوان یک دفترچه راهنمای ممنوعههای زندگی مقابل خود داشته باشید.
ضربالاجل
ضربالاجل
زمانی که قصد دارید در یکزمان مشخص یک کار را به پایان برسانید، بازدهی بیشتری خواهید داشت. ضربالاجل یک روش مجرب و پربازده در مدیریت زمان است.
شما اگر مدتزمان یک کار را محدود کنید، ذهنتان بهصورت ناخودآگاه متمرکز میشود تا کار را قبل از زمان مقرر به پایان برساند. سعی کنید حتی در مواقعی که محدودیت زمان و ضرورتی ندارید، برای کارهای خود ضربالاجل در نظر بگیرید، حتماً از نتایج آن شگفتزده خواهید شد!
با چه روشهایی زمان را مدیریت کنیم؟
درگیری در مشغلههای کاری بهآسانی رخ میدهد. گاهی آنقدر در کار خود غرق هستیم که یادمان میرود از کار و مسیرمان لذت ببریم. باید بدانید که هدف اصلی کار «لذت بردن» است. کاری که سرگرمکننده باشد بهترین کار است. در حقیقت سرگرمی باعث افزاش شادی، انگیزه، اشتیاق، خلاقیت و بهره بری میشود. تا زمانی که از شغلتان متنفر باشید هیچکدام از تکنیکهای مدیریت نمیتواند به شما کمک کند.
بسیاری از تکنیکهای مدیریت زمان در عین سادگی بسیار کارآمد هستند. سایر روشها کمی سخت هستند، اما شما قادرید آنها را در زندگی و کار خود به کار بگیرید. شما باید این روشها را امتحان کنید و پس از آن عملکرد و نتایج را اندازهگیری کنید تا بدانید کدام روشها برای شما بهتر جواب میدهد.
چگونه در دنیای پرمشغله امروز زمان را مدیریت کنیم؟
اینطور به نظر میرسد که این روزها سر همه شلوغ است! همه درگیر مشغلههای زیادی هستند و هیچوقت وقت کافی در اختیار ندارند. جاشوا بِکر (Joshua Becker) می گوید همهی ما قادریم با راهکارهایی زمان را مدیریت کنیم و وقت کافی برای انجام همه کارهایمان داشته باشیم. ازنظر بکر، این ماییم که انتخاب میکنیم پرمشغله و گرفتار باشی. ما تصمیم میگیریم که کارهای زیاد و زمان کمی در اختیار داشته باشیم. کسی برای ما تصمیم میگیرد که اینطوری زنگی کنیم بلکه ای نخود ماییم که تصمیم میگیریم با این شرایط و وضعیت زندگی کنیم.
مهمترین و اساسی ترین قدم در مدیریت زمان این است که با آگاهی برنامهی زندگی خود را تعیین کنیم؛ بنابراین هیچی اجباری نیست تا یک زندگی پرمشغله را برای خود انتخاب کنیم.
سخن پایانی
به بیانی ساده مدیریت زمان به معنای اختصاص زمان بهصورت مؤثر به فعالیتهایی خاص است.
درواقع با مدریت زمان شما قادر خواهید بود بر اساس اولویتهای خود زمان خود را به فعالیتهای خاص خود اختصاص دهید، درنتیجهی این امر شما از وقت خود به بهترین (بهینهترین) شکل ممکن استفاده کردهاید.
شما در مدیریت زمان تعیین میکنید که اولویت کدام فعالیت بالاتر است و چه میزان زمانی باید به آن اختصاص داده شود. کدام کار را باید سریعتر به پایان برسانید و کدام کار را میتوانید به این بعدا موکول کنید.
مدیریت زمان نهتنها در حرفه و کسبوکار بلکه در زندگی شخصی نیز کاربردپذیر است، مدیریت زمان نقشی مهم و اساسی در زندگی ما بر عهده دارد و کیفیت زندگی ما در گروی مدیریت زمان است
در این مقاله به مبحث مدیریت زمان پرداختیم و سعی کردیم تا یک راهنمای کامل مدیریت زمان را به شما همراهان عزیز آژانس دیجیتال مارکتینگ ای تی هما ارائه کنیم. از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بودهاید از شما تشکر میکنیم. لطفاً نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.
