بهبود مستمر یا چرخه‌ی دمینگ چیست؟

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

به‌طورکلی راه و روش‌های زیادی برای بهبود شرایط یک کسب‌وکار وجود دارد. برخی مواقع مدیران به علت کسب میزان رضایت پایین مشتریان و یا به دلیل افت بهره‌وری کارکنان به دنبال راه‌هایی برای بهبود شرایط هستند. مدیران در این شرایط شروع به اقدام فرایند انجام کار در یک مقیاس کوچک می‌کنند و درصورتی‌که نتایج مثبتی را به همراه داشت آن فرایند را در تمام بخش‌ها به مرحله‌ی اجرا درمیاورند.

این کار چرخه‌ی ثابت است که PDCA نام دارد و نتایج مطلوبی را بر فعالیت شما در پی دارد. در این مقاله به مبحث pdca یا چرخه‌ی بهبود مستمر می‌پردازیم و به‌طور کامل این چرخه را برای شما شرح خواهیم داد.

چرخه بهبود مستمر دمینگ (PDCA) چیست؟

PDCA یا چرخه‌ی دمینگ یک مدل معرفی‌شده توسط دکتر ویلیام دمینگ است. مدل چرخه‌ی دمینگ یک تکنیک ساده اما بسیار کارآمد و دائمی است که برای ایجاد تغییرات اثرگذار و مستمر در فرایندهای مختلف کسب‌وکار مورداستفاده قرار می‌گیرد.

در روش بهبود مستمر دمینگ کارها به‌صورت چرخشی صورت می‌گیرد. هر کسب‌وکار می‌تواند چرخه‌ی دمینگ را در قسمت‌های مختلف کسب‌وکار خود مانند افزایش میزان فروش، افزایش بهره‌وری کارکنان، ساخت و توسعه محصولات، افزایش رضایت مشتریان و … مورداستفاده قرار داد.

تمام کسب‌وکارها برای رسیدن به افزایش توسعه و بهره بری راه‌های مختلفی را مورد آزمایش قرار می‌دهند. چرخه‌ی بهبود مستمر یا دمینگ

یک چرخه‌ی انجام فرایند است که تأثیری فوق‌العاده بر انجام کارها می‌گذارید و سال‌هاست که استفاده از آن در میان کسب‌وکارها مرسوم است.

همان‌طور که گفتیم بهره‌مندی از چرخه‌ی دمینگ یا بهبود مستمر موجب رشد حداکثری تمامی قسمت‌های یک کسب‌وکار می‌شود. هنگامی‌که شما تمایل دارید تا به‌صورت تدریجی بهبود عملکرد در کسب‌وکار خود را تجربه کنید که نتایج آن دائمی و مستمر باشد بهترین گزینه‌ی پیش روی شما چرخه‌ی بهبود مستمر دمینگ است.

تاریخچه چرخه PDCA از کجا بود؟

والتر شوارت (Walter A. Shewhart) که یک فیزیک‌دان و کارشناس آمار آمریکایی بود برای اولین بار در جهان مدل چرخه‌ی PDCA را ارائه کرد. شوارت که عاشق تجزیه‌وتحلیل‌های آماری بود به‌عنوان پدر چرخه‌ی PDCA شناخته می‌شود.

پس از مدتی، ویلیام دمینگ با ایده گرفتن از چرخه‌ی ارائه‌شده توسط والتر شوارت، مدل ارائه‌شده PDCA را به چرخه‌ی یادگیری و بهبود مستمر تبدیل کرد. امروزه این چرخه‌ی ارائه‌شده به چرخه‌ی دمینگ یا چرخه شوارت و چرخه‌ی PDCA معروف است.

۴ مرحله‌ی چرخه دمینگ (PDCA)

PDCA مخفف چهار واژه‌ی Plan، Do، Check و Act است. معنای این کلمات به ترتیب برنامه‌ریزی، انجام دادن، کنترل کردن و عمل کردن است.

با انجام به ترتیب این چهار مرحله در هر مسیر و فرایندی قادر به بهبود بخشی خواهید شد. با پیاده‌سازی این چرخه علاوه بر اینکه مشکلات را حل می‌کنید، قادر خواهید بود راه‌حل‌های متنوعی را برای انجام بهتر کارها امتحان کنید.

در ادامه مقاله به‌تفصیل این چهارمقاله را تشریح خواهیم کرد.

Plan یا برنامه‌ریزی

قبل از شروع فرایند بهبود مستمر بایستی درک صحیحی از مشکلات موجود داشته باشید و فرصت‌های متخلف را برای حل این مشکلات بررسی کنید. تفاوتی ندارد که چه مشکلی در کدام قسمت از کسب‌وکار شما وجود دارد. درهرصورت باید به‌صورت شفاف و دقیق شناسایی شوند. اطلاعات و داده‌ها را به‌صورت جامع تحلیل و بررسی کنید و ایده‌هایی را برای رفع مشکلات در نظر بگیرید.

نکته‌ی حائز اهمیت در این مرحله این است که ایده‌هایی که مطرح می‌کنید بایستی قابلیت سنجش داشته باشند تا در قسمت Check چرخه‌ی دمینگ از آن استفاده کنید.

در مرحله‌ی پلان یعنی برنامه‌ریزی باید به سؤالات زیر جوابی مطلوب بدهید:

مسئله‌ی اصلی که باید در این کار حل کنیم چیست؟

چه منابعی برای حل این معضل نیاز داریم؟

در حال حاضر چه منابعی در دسترس ما قرار دارد؟

مناسب‌ترین راهکار برای حل مشکل با استفاده از منابع فعلی موجود چیست؟

نتایج ایده‌ی انتخاب‌شده در چه شرایطی موفقیت‌آمیز است؟

اهداف اصلی برای پیاده‌سازی این ایده چیست؟

Do یا عمل کردن

در مرحله Do یا عمل کردن از چرخه‌ی بهبود مستمر دمینگ باید راهکار یا ایده‌ی احتمالی خود را در یک مقیاس کوچک اجرا کنید. با انجام این عمل خواهید دانست که این راه‌حل یا ایده تا چه حدی پتانسیل بهبود فعالیت‌های کسب‌وکار شما را داراست. همچنین قادر خواهید بود متوجه شوید که این ایده تا چه حد در فرایندهای بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان تغییر یا اختلال ایجاد می‌کند.

بعدازاینکه راه‌حل یا ایده‌ی خود را از مرحله‌ی اجرای آزمایشی گذراندید بایستی داده‌های به دست آمده را تجمیع کنید تا در مرحله‌ی بعدی چرخه‌ی بهبود مستمر از آن‌ها برای کنترل نتایج استفاده کنید.

Check یا بررسی کردن

همان‌طور که از نام این مرحله معلوم است، باید دیتاهای به‌دست‌آمده در مرحله قبل (do) را در این مرحله مورد تحلیل و آنالیز قرار دهید. پس‌ازاین تحلیل باید نتایج را با انتظارات و معیارهای موفقیت مرحله‌ی اول چرخه دمینگ مقایسه کنید و ببینید که آیا نتایج به دست آمده طبق معیارها و انتظارات شما موفقیت‌آمیز بوده است یا خیر. به این روش قادر خواهید بود موفقیت ایده خود را به‌صورت دقیق اندازه‌گیری کنید.

اگر نتایج به دست آمده در این مرحله نتایج دلخواه شما بود، شما اجازه دارید که به مرحله‌ی بعدی بروید، در غیر این صورت باید قدم اول در چرخه‌ی بهبود مستمر دمینگ برگردید و راهکارها و ایده‌های دیگر را مورد آزمایش قرار دهید.

چرخه‌ی بهبود مستمر یا دمینگ تا زمانی که نتایج دلخواه و مطلوبی حاصل نشود ادامه می‌یابد.

Act یا اجرا کردن

در قسمت پایانی چرخه‌ی بهبود مستمر دمینگ، راه‌حلی که در مرحله‌ی کنترل نتایج مثبتی را به همراه داشته است را در مقیاس اصلی و مثبت اجرا می‌کنید. با انجام این کار می‌توانید شاهد بهبود و رشد فعالیت‌ها و بخش‌های مختلف کسب‌وکار خود باشید. نکته‌ی حائز اهمیت این است که با یافتن راه‌حل و اجرای آن چرخه‌ی بهبود مستمر یا دمینگ به پایان نمی‌رسد، بلکه باید این چرخه را به‌صورت مداوم و مستمر اجرا کنید، با انجام این کار قادر خواهید بود به‌صورت مداوم در حال بهینه‌سازی روند فعالیت و گسترش کسب‌وکار خود باشید.

هنگامی‌که برای بار اول چرخه‌ی ی بهبود مستمر را در کسب‌وکار خود مورداستفاده قرار دهید تا وقتی‌که در مقیاس کوچک نتایج مطلوبی به دست نیاید نباید آن راهکار را در کل فعالیت کسب‌وکار اجرا کرد. درواقع این چرخه تا زمانی ادامه پیدا می‌کند تا در مقایسه کوچک نتایج موردقبول ما به بار بنشیند و پس از آن راهکار ما در کل فعالیت‌های کسب‌وکار پیاده‌سازی و اجرا شود.

کاربرد چرخه دمینگ (PDCA)

همان‌طور که در قبل به آن شاره شد، چرخه‌ی بهبود مستمر یا دمینگ می‌تواند در تمام بخش‌های یک کسب‌وکار به کار گرفته شود. با بهره‌مندی از این چرخه‌ی pdca و شکستن فرایندها قادر خواهید بود هر فرایندی از کسب‌وکار را بهینه‌سازی کنید. مثلاً کیفیت محصولات را بهینه کنید، میزان رضایت مشتریان را افزایش دهید، میزان نرخ بازگشت سرمایه را افزایش دهید، تعداد تبدیل بازدیدکننده به مشتریان را بهینه کنید و همچنین میزان بهره‌وری کارکنان سازمان را افزایش دهید.

چرخه‌ی بهبود مستمر این پتانسیل را دارد تا در فعالیت یا زمانی مورداستفاده قرار بگیرد؛ اما این نکته را باید مدنظر داشت که به دلیل سرعت اجرای این چرخه نسبت به روش‌ها دیگر شاید نیازی نباشد در مسائل ضروری مورداستفاده قرار گیرد.

مناسب‌ترین وقت برای بهره‌مندی از چرخه‌ی بهبود مستمر (دمینگ)، هنگامی است که به بهبود آرام و تدریجی یک فعالیت در کسب‌وکار نیازمند هستید. همچنین در زمان آغاز اجرای یک پروژه جدید هم می‌توانید از چرخه‌ی دمینگ استفاده کنید.

مزایا یا فواید چرخه (PDCA) یا چرخه دمینگ

همان‌طور که گفتیم چرخه‌ی بهبود مستمر یا دمینگ همه‌ی قسمت‌های یک کسب‌وکار را موردبررسی قرار می‌دهید و برای بهبود وضعیت و انجام بهتر فرایندها به‌طور مستمر به بررسی نتایج ایده‌ها می‌پردازد. به همین علت یک راهکار بسیار مؤثر و کارآمد برای انجام تغییرات و بررسی و آنالیز فعالیت‌های مختلف کسب‌وکار است.

از دیگر مزایای استفاده از روش دمینگ این است که به علت استفاده از حلقه و چرخه برای شروع پروژه‌ها و فرایندها بسیار مفید و مجرب است. این روش با تجمیع داده و بررسی آن‌ها مشکلات مختلف یک فرایند را تشخیص و قادر است ه سرعت آن‌ها را حل کند.

حلقه‌ی دایره‌ای این روش موجب می‌شود تا تمامی بخش‌ها یک کسب‌وکار به‌صورت مداوم و مستمر بهبود پیدا کنند. چهار مرحله‌ی حلقه‌ی بهبود مستمر (برنامه‌ریزی، انجام دادن، کنترل کردن، عمل کردن) برای هر نوع هدف و طرحی قابلیت اجرایی دارند.

یکی دیگر از مهم‌ترین مزیت‌های چرخه‌ی بهبود مستمر این است که این روش از تکرار اشتباهات جلوگیری به عمل میاورد.

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی روش کارآمد چرخه‌ی بهبود مستمر یا دمینگ پرداختیم و چهار مرحله‌ی اصلی این چرخه یعنی برنامه‌ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن را به‌تفصیل توضیح دادیم. در ادامه به کاربرد چرخه‌ی دمینگ پرداختیم و مزایای استفاده از آن را بازگو کردیم. از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بوده‌اید از شما تشکر می‌کنیم. لطفاً نظرات و تجربیات خود را در مورد چرخه‌ی بهبود مستمر با آژانس دیجیتال مارکتینگ ای تی هما به اشتراک بگذارید.