شاخص کلیدی عملکرد(KPI) چیست؟
(KPI) چیست؟ شاخص کلیدی عملکرد یا (KPI) یک متغیر قابل‌اندازه‌گیری است. شرکت‌ها یا سازمان‌ها از شاخص کلیدی عملکرد (KPI) استفاده می‌کنند تا بدانند چه مقدار در اهداف خاصی که برای خود تعریف کرده‌اند در یک بازه زمانی پیشرفت کرده‌اند. کلمه (KPI) مخفف Key Performance Indicator است. این متغیر بینشی به افراد در سراسر سازمان می‌دهد تا تصمیم‌های بهتر و درست‌تری بگیرند. شاخص کلیدی عملکرد از منابع انسانی و امور مالی گرفته تا بازاریابی و فروش کمک می‌کند تا با استراتژی مناسب روبه‌جلو حرکت کند.
چرا (KPI) برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟
KPI راه بسیار مهمی است که شما اطمینان پیدا کنید کارکنانتان از اهداف کلی سازمان پیروی و حمایت می‌کنند. بیایید چند دلیل بیاوریم که چرا به شاخص کلیدی عملکرد نیازمندیم:
گروه‌های خود را در یک‌جهت نگه‌دارید:
چه برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه‌هایتان چه عملکرد کارکنان، شاخص کلیدی عملکرد گروه هارا در یک‌راه نگه می‌دارد.
ارائه یک بررسی سلامت:
شاخص‌های کلیدی عملکرد به شما نگاهی واقع‌بینانه به‌سلامت سازمان یا شرکتتان، از عوامل ریسکی و خطر گرفته تا شاخص‌های مالی، می‌دهد.
تنظیمات را انجام دهید:
شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کند که موفقیت‌ها و شکست‌های خود را به‌طور واضح تحلیل کنید، بنابراین برگ خریدهایی که به کار شما می‌آید و آن دسته از عواملی که کارایی خاصی برای شما ندارند نمایان می‌شود.
گروه‌های خود را پاسخگو نگه‌دارید:
مطمئن شوید که همه با شاخص‌های کلیدی عملکرد، ارزش ارائه می‌کنند که به کارمندان کمک می‌کند پیشرفت خود را ببینند و به مدیران کمک کنند تا کارها را پیش ببرند.
انواع KPI
KPI ها یا شاخص‌های کلیدی عملکرد انواع مختلفی دارد. برخی از آن‌ها پیشرفت یک هدف را در یک ماه اندازه‌گیری می‌کنند و برخی دیگر از آن‌ها تمرکز بر روی طولانی‌مدت دارند. وجه اشتراکی که بین تمام شاخص‌های کلیدی عملکرد وجود دارد این است که تمام آن‌ها باهدف‌های استراتژیک مرتبط هستند. ما در اینجا شمارا با انواع رایجی که از آن وجود دارد آشنا می‌کنیم.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (استراتژیک):
این شاخص‌های کلیدی عملکرد به اهداف سازمان نظارت می‌کنند. مدیران معمولاً به یک یا دو KPI استراتژیک نگاه می‌کنند تا بفهمند سازمان در هر زمان معین چگونه کار می‌کند. به‌عنوان مثال می‌توان به بازگشت سرمایه، درآمد و سهم بازار اشاره کرد.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (پیشرو و عقب‌مانده):
جدا از شاخص کلیدی عملکرد که ما تعریف می‌کنیم، باید تفاوت بین شاخص‌های پیشرو و شاخص‌های عقب‌مانده را بدانیم. شاخص‌های پیشرو، آینده و اتفاقاتی که در آینده قرار است اتفاق بیفتد را پیش‌بینی می‌کنند؛ اما شاخص‌های عقب‌مانده اتفاقات و رویدادهایی که قبلاً اتفاق افتاده را ردیابی می‌کنند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (عملیاتی):
این شاخص‌های کلیدی عملکرد معمولاً عملکرد را در بازه زمانی کوتاه‌تری اندازه‌گیری می‌کنند و بر فرآیندها و کارایی سازمانی متمرکز هستند. برخی از نمونه‌ها عبارت‌اند از فروش بر اساس منطقه، میانگین هزینه حمل‌ونقل ماهانه و هزینه هر خرید.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (عملکردی):
بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد به کارکردهای خاصی مانند امور مالی یا فناوری اطلاعات مرتبط هستند. درحالی‌که فناوری اطلاعات ممکن است زمان تا حل‌وفصل یا میانگین زمان کار را ردیابی کند، KPI های مالی حاشیه سود ناخالص یا بازده دارایی‌ها را دنبال می‌کنند. این KPI های کاربردی همچنین می‌توانند به‌عنوان استراتژیک یا عملیاتی طبقه‌بندی شوند.
چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد را توسعه دهیم
با داده‌های بسیار، اندازه‌گیری همه‌چیز – یا حداقل چیزهایی که آسان‌ترین اندازه‌گیری هستند، می‌تواند وسوسه‌انگیز باشد. تمرکز استراتژیک یکی از مهم‌ترین جنبه‌های تعریف KPI است. در اینجا برخی از بهترین شیوه‌ها برای توسعه KPI های مناسب آورده شده است.
۱- نحوه استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد را مشخص کنید
با افرادی که از گزارش KPI استفاده می‌کنند صحبت کنید تا بدانید که می‌خواهند به چه چیزی برسند و چگونه از آن‌ها استفاده خواهند کرد. این به شما کمک می‌کند KPI هایی را که برای کاربران تجاری مرتبط و ارزشمند هستند تعریف کنید.
۲- آن‌ها را به اهداف استراتژیک گره بزنید
اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد شما به آنچه می‌خواهید در کسب‌وکار خود به دست آورید مرتبط نباشد، زمان را تلف می‌کنید. درحالی‌که آن‌ها ممکن است به یک عملکرد تجاری خاص مانند منابع انسانی یا بازاریابی مرتبط باشند، هر شاخص عملکرد کلیدی باید مستقیماً به اهداف کلی کسب‌وکار شما مرتبط باشد.
۳- شاخص‌های کلیدی عملکرد هوشمند را بنویسید
مؤثرترین KPI ها از فرمول اثبات‌شده SMART پیروی می‌کنند. مطمئن شوید که آن‌ها خاص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان هستند. برخی از مثال‌ها عبارت‌اند از: «افزایش فروش به میزان ۵ درصد در هر سه‌ماهه» یا «افزایش امتیاز خالص تبلیغ‌کننده ۲۵ درصد طی سه سال آینده».
۴-آن‌ها را واضح نگه‌دارید
همه افراد در سازمان باید KPI های شمارا درک کنند تا بتوانند بر اساس آن‌ها عمل کنند. به همین دلیل است که سواد داده بسیار مهم است. هنگامی‌که مردم درک کنند که چگونه با داده‌ها کار کنند، می‌توانند تصمیماتی بگیرند که سوزن را در جهت درست حرکت دهد.
۵-برنامه‌ریزی برای تکرار
همان‌طور که کسب‌وکار و مشتریان شما تغییر می‌کنند، ممکن است لازم باشد شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را بازبینی کنید. شاید برخی دیگر مرتبط نباشند، یا باید بر اساس عملکرد تنظیم کنید. مطمئن شوید که برنامه‌ای برای ارزیابی و ایجاد تغییرات در شاخص‌های کلیدی عملکرد در مواقع ضروری دارید.
۶-جلوگیری از اضافه‌بار شاخص‌های کلیدی عملکرد
هوش تجاری به سازمان‌ها امکان دسترسی به انبوهی از داده‌ها و تجسم داده‌های تعاملی را داده است و اندازه‌گیری هر چیزی و همه‌چیز را آسان می‌کند. به خاطر داشته باشید که تعریف شاخص عملکرد کلیدی به مهم‌ترین اهداف اشاره دارد. با تمرکز بر تأثیرگذارترین اقدامات، از اضافه‌بار KPI دوری‌کنید.
سه‌گام برای شاخص‌های کلیدی عملکرد قوی‌تر
اگر شاخص‌های کلیدی عملکرد شما نتایج مورد انتظار شمارا ارائه نمی‌دهند، زمان آن رسیده که استراتژی خود را تنظیم کنید. در اینجا سه‌کاری وجود دارد که می‌توانید انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که افراد در سراسر سازمان می‌دانند شاخص‌های کلیدی عملکرد شما چیست و چگونه از آن‌ها برای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها که بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد استفاده کنند.
۱-شاخص‌های کلیدی عملکردی را انتخاب کنید که بیشترین اهمیت رادارند
شاخص‌های کلیدی عملکردی را انتخاب کنید که بیشترین اهمیت رادارندبرای اینکه از اندازه‌گیری اطمینان حاصل کنیم، باید یک تعادل میان شاخص‌های پیشرو و عقب‌مانده در نظر بگیریم. کمکی که شاخص‌های عقب‌مانده به ما می‌کنند این است که در یک دوره زمانی معین مانند فروش در یک ماه گذشته را درک کنیم. کمکی که شاخص‌های پیشرو به ما می‌کنند این است که آن چیزی که ممکن است بر اساس داده‌ها اتفاق بیفتد را پیش‌بینی کنیم و برای بهبود نتایج به ما امکان می‌دهد کارهایی را انجام دهیم.
۲- یک فرهنگ مبتنی بر شاخص‌های کلیدی عملکرد ایجاد کنید
اگر افراد شاخص‌های کلیدی عملکرد را به‌خوبی نشناسند و متوجه نباشند که چه هستند و چگونه از آن‌ها استفاده کنند شاخص‌های کلیدی عملکرد معنی زیادی ندارند. ما باید سواد داده‌ای سازمان خود را افزایش دهیم تا همه به سمت اهداف استراتژیک و به یک سمت که پیشرفت سازمان است پیش بروند.
۳- تکرار کردن
با تجدیدنظر بر اساس نوسانات بازار و مشتری، شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را به‌روز نگه‌دارید. مرتباً و پشت‌هم ملاقات کنید تا آن‌ها را بررسی کنید تا اگر به تغییراتی نیاز بود آن‌ها را انجام دهید.
سخن نهایی
در این مقاله سعی کردیم مفیدترین مطالب را در مورد شاخص کلیدی عملکرد(KPI) ارائه دهیم. اگر بعد از خواندن این مقاله ترغیب شده‌اید که این بحث را بیشتر موردبررسی قرار دهیم لطفاً به ما اطلاع دهید.
