بیشتر فن‌هایی که به بهره‌وری کمک می‌کنند ابزاری منسجم و خاص برای پروژه‌ای مشخص را در اختیار شما می‌گذارد؛ اما کایزن که می‌توان در فارسی آن را تغییر خوب معنی کرد. یک مفهوم و تکنیک ژاپنی است که به شما کمک می‌کند که هر کاری را سامان‌دهی کنید و در همه کارهای خود بهره بری خود را افزایش دهید. به‌طور خلاصه کایزن به معنای «پیشرفت مداوم و همیشگی» است. در این مقاله به بررسی مفهوم کایزن می‌پردازیم و کاربرد آن را موردبررسی قرار می‌دهیم. پس با ما همراه باشید.
کایزن چیست؟
کایزن درواقع یک تفکر فلسفی است و یک روش و تکنیک برای افزایش بهره بری است. اکثر روش‌ها با انجام و تکمیل کارها متمرکز هستند اما کایزن یک روش برای تفکر و نظم بخشیدن به همه چیز است! از متد کاری شما تا روشی که اعضای تیم به تکمیل کارها می‌پردازند تحت نظر کایزن قابل‌بهبود است.
همان‌طور که گفته شد کایزن به‌صورت تحت‌اللفظی در فارسی به تغییر خوب ترجمه می‌شود اما در فرایند و گردش بهره‌وری به معنای پیشرفت مداوم و همیشگی است. به بیانی دیگر تمام بخش‌های سازمان همواره باید تلاش کنند تا فعالیت‌های خود را بهتر از گذشته انجام دهند. کایزن در جنگ جهانی دوم شکل گرفت، در جنگ جهانی دوم شرکت‌های ژاپنی به این درک رسیدن که انجام کارها به روش‌های قدیمی و متداول ایده‌ی خوبی نیست مخصوصاً زمانی که گزینه‌هایی در دسترس است که بهتر می‌تواند کارها منظم و سامان‌دهی کند.
ایده‌ی مفهوم کایزن که از رقیب‌های غربی آمده بود، به پیشرفت کارها بر اساس تلاش‌های سازمان بود. این پیشرفت دائمی حین کار به شش مرحله‌ی زیر تقسیم‌بندی می‌شود:
۱- استانداردسازی: ساخت یک فرایند خاص و ویژه برای فعالیت‌ها که قابل تکرار و منسجم هستند.
۲- اندازه‌گیری: بر اساس دیتاهای حقیقی مانند زمان تکمیل کار، ساعت‌های کار و میزان پیشرفت پروژه و … باید تحلیل کنید که فرایند ساخته‌شده مؤثر است یا خیر؟
۳- مقایسه: اندازه‌ها و ابعاد را با خواسته‌ها و نیازها مطابقت دهید و مقایسه کنید. آیا فرایند شما در زمان و هزینه و انرژی صرفه‌جویی می‌کند؟ آیا نتایج موردنظر شما (اهداف) از طریق این فرایند به دست می‌آید؟
۴- خلاقیت و نوآوری: برای کارها و یا رسیدن به نتایج موردنظرتان به دنبال راه‌های بهتر و خلاقانه باشید در جهت افزایش بهره‌وری و رسیدن به اهداف به روش‌های زیرکانه و مؤثرتر بیندیشید.
۵- استاندارسازی: برای فعالیت‌های تأییدشده و مؤثر، فرایندهای مشخص و قابل تکرار بسازید.
۶- تکرار: به مرحله‌ی اول بازگردید و مراحل ۶ گانه را دوباره تکرار کنید.
این امکان وجود دارد که این مراحل در ابتدا وقت‌گیر و خسته‌کننده باشد اما پس از مدتی این کار بخشی از رویکرد ذهنی شما و تفکر سیستمی شما خواهد شد و خیلی راحت این مراحل را انجام خواهید داد.
شایان‌ذکر است که هر تغییری در فرایندها، کایزن نیست، بلکه کایزن پیشرفتی آگاهانه و همیشگی است. درهرحال، بهره‌وری یک چاقوی دو لبه است. اغلب جای اینکه وقت برای انجام کار اصلی خود بگذارید، باید برای روش و ابزار انجام کار خود زمانی اختصاص دهید تا بهترین اثربخشی و بهره‌وری را از کار خود بگیرید. اگر ۴ ساعت وقت در اختیاردارید تا درختان را قطع کنید، ۱ ساعت را به تیز کردن اره خود اختصاص دهید- هنگامی‌که در حال آزمایش برای رسیدن به بهترین راهکار برای انجام کارتان هستید یادتان باشد که بهترین راه برای رسیدن به بهره بری بالا، راهکاری است که موجب می‌شود کارها را سریع‌تر و بهتر انجام دهید.
چگونه کایزن را به نفع خود اجرا کنیم؟
انجام دادن کایزن کار سختی نیست و از انجاییکه کایزن بیشتر یک مفهوم و فلسفه‌ی ذهنی است تا یک روش عملی، پس نیازی به خرید ابزاری ندارد. اگر می‌خواهید کایزن برای شما منفعت به همراه داشته باشد بایستی در رویکرد خود تجدیدنظر کنید. در ادامه مقاله در این مورد بیشتر توضیح خواهیم داد.
در ابتدا سعی کنید که راهکارهای بهتری برای انجام وظایف و کارهایتان پیدا کنید و آن‌ها را امتحان کنید. اگر اغلب اوقات سرتان شلوغ است، در وقت‌هایی که کار کمتری دارید یا زمان استراحت، به پیدا کردن بهترین رویکرد برای انجام کارها بپردازید. هفته‌ای یک ساعت را به‌مرور فرایندها و روش‌های بهبود انجام فرایندها بپردازید. این تکنیک موجب می‌شود تا با فاصله گرفتن از آن‌ها بهتر و شفاف‌تر بتوانید فرایندها و رویکردتان را ببینید و در مورد بهبود انجام فرایندها تصمیم بهتری بگیرید. روش دیگر این است که از اپلیکشن های ردیابی کارها مانند RescueTime برای ردیابی کارهای خود بهره‌مند شوید. با این کار دیدگاه روشنی از میزان پیشرفت کارها کسب خواهید کرد. با این دید روشن، قادر خواهید بود زمان‌هایی که هدر می‌روند را شناسایی کنید و همچنین دقت خود را بر انجام فرایندها و کارها بالا ببرید.
کارمندان شرکت گوگل به همین روش، ۲۰ درصد از زمان خود را به پیدا کردن راه‌های بهتر برای انجام کار می‌پردازند و ۸۰ درصد را به کار خود مشغول می‌شوند. اگر شما هم بتوانید وقتی را به پیدا کردن روش‌ها و راهکارهای جدید برای انجام کارها بگذارید، بی‌تردید به مسیرهای جدید و هیجان‌انگیزی وارد می‌شوید و خودتان با چشم خود می‌بینید که چگونه زمانی که صرف پیدا کردن روش‌های جدید کرده‌اید را با انجام بهتر فرایندها جبران خواهید کرد. اگر فکر می‌کنید که ۲۰ درصد زیاد است می‌توانید ۱۰ درصد از وقت خود را به پیدا کردن روش‌های جدید اختصاص دهید.
چگونه در زمان انجام کار، کایزن را مدنظر داشته باشید؟
کاربردهای عملی روش کایزن فوق‌العاده است؛ اما اساسا اصل این است که کمی از کارهای خود فاصله بگیرید و از حلقه‌ی کار خارج شوید تا به راهکارهای جدید برای انجام دادن کارها فکر کنید؛ اما سعی کنید اصول مهم کایزن را در زمان کار در ذهن خود داشته باشید. چون نباید جوری در کار عمیق شوید که اگر پیشنهاد خوبی برای انجام کار به ذهنتان آمد آن را مخفی یا انکار کنید. سعی کنید حتماً آن را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظر آن‌ها را هم جویا شوید. حتماً شما دوست ندارید که مانند کارگری در خط تولید باشید که متوجه می‌شود یک لاستیک به اتومبیل به‌خوبی نصب نشده، اما نمی‌خواهد که خط تولید را خاموش کند تا این نقص بررسی و برطرف شود، چون این بخش از شرح وظایف او نیست.
از دیگر اصول کایزن این است که این روش موجب کم شدن اسراف در کار می‌شود. این اسراف فقط مربوط به هزینه و زمان و انرژی نیست بلکه کایزن از هدر رفتن تلاش‌ها در انجام یک کار غیرضروری جلوگیری می‌کند.
انجام فرایند و کارها به روش همیشگی بسیار راحت است اما این یک مانع بزرگ در پیشرفت است. هنگامی‌که شما سعی می‌کنید راه‌های جدیدی را برای انجام کارهای خود کشف و اجرا کنید مهارت‌ها و تجارب جدیدی را کسب می‌کنید و به ارزش‌های شما افزوده می‌شود، تغییرات جذابی ایجاد می‌کنید و در زمان، انرژی، هزینه صرفه‌جویی می‌کنید و شاید این کار کمی سخت باشد اما با دیدن نتایج به خودتان یک آفرین می‌گویید و متوجه می‌شوید که واقعاً ارزشش را داشت.
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی مفهوم فلسفی کایزن پرداختیم. کاربرد آن را شرح دادیم و مراحل ۶ گانه آن را بازگو کردیم و در ادامه مقاله توضیحاتی را برای درک و اجرای این مفهوم بررسی کردیم. از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بوده‌اید از شما تشکر می‌کنیم. لطفاً نظر و تجربه خود را در مورد مفهوم کایزن با آژانس دیجیتال مارکتینگ ای تی هما به اشتراک بگذارید.
