۱۳ راهکار کاربردی مدیریت زمان
اغلب افراد به دنبال افزایش بازدهی و کارایی خود هستند و همیشه تلاش می‌کنند که میزان اثربخشی و بهره‌وری خود را در کار ارتقا دهند. از طرفی برخی افراد توانسته‌اند به بهترین میزان بازدهی خود برسند، بااین‌حال، بر اساس نتایج تحقیقات به‌عمل‌آمده مشخص‌شده است که یکی از مهم‌ترین عوامل تعیین‌کننده میزان بازدهی افراد، مقوله‌ی مدیریت زمان است. باکمی تفکر منطقی هم می‌توان به درک صحیح مدیریت زمان و رابطه‌ی معنادار آن با بازدهی پی برد.
حتماً شنیده‌اید که «وقت طلاست» و با دیدگاهی واقع‌بینانه هم می‌توان به حقیقت این تشبیه پی برد. چراکه ثروت و پول را باکار و تلاش می‌توان به دست آورد اما بازگشت زمان امری غیرممکن است.
به همین دلیل مدیریت زمان باید ضروری‌ترین و بااهمیت‌ترین از اقدامات یک انسان در زندگی شخصی و کسب‌وکار باشد. شاید قبلاً مباحثی را در مورد مدیریت زمان خوانده باشید و فکر کنید که مدیریت زمان کار دشوار و غیرقابل اجرا است! اما ما ۲۰ راهکار عملی و کاربردی را در مورداجرای مدیریت زمان به شما ارائه می‌دهیم که با اجرای آن شاهد نتایج فوق‌العاده‌ای در بازدهی خود خواهید شد. پس با ما همراه باشید.
۱- برنامه روزانه
بسیاری از افراد برنامه‌ریزی کارهای خود را به‌صورت ماهانه انجام می‌دهند و طبق اولویت آن کارها را در طول ماه انجام می‌دهند؛ این اقدام تا حدودی خوب است، اما مشکل اینجاست که کسی که برنامه‌ریزی ماهانه انجام می‌دهد در طول روز دچار سردرگمی است که کدام کار را انجام دهد. پس توصیه می‌کنیم که برنامه برای هرروز خود بنویسید و فقط آن‌ها را اجرا کنید.
۲- تعیین زمان برای هر اقدام
تا زمانی که زمانی مشخص برای هر کار خود در نظر نگیرید، این امکان وجود دارد که زمانی بیش‌ازحد به کار خود اختصاص دهید و این موجب هدر رفتن وقت شما می‌شود سعی کنید برای هر وظیفه (تسک) یک‌زمان مشخص تعیین کنید و خود را ملزم کنید که در طی زمان مشخص‌شده کار خود را به پایان برسانید.
۳- استفاده از تقویم
برای اینکه در طول ماه بدانید کدام کار را در چه روزی باید انجام دهید، می‌توانید از تقویم استفاده کنید و در قسمت مشخص‌شده روز، اقدام خود را بنویسید. از طرفی شما می‌توانید از اپلیکیشن های تقویمی که قابلیت یادآوری دارند نیز بهره‌مند شوید تا در هنگام روز مشخص‌شده به شما یادآوری کنند. این‌یک اقدام ضروری است و نتایج فوق‌العاده‌ای برای شما خواهد داشت.
۴ – استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کار
امروزه کسانی که دارای سواد تکنولوژی پایینی هستند دچار سختی‌های زیادی در مدیریت کار و زمان خواهند بود. کسانی که توانایی کار با نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مدیریت کار هستند یک سر و گردن از بقیه بالاتر هستند و توسط این فناوری‌ها کارهای خود را مدیریت می‌کنند که درنتیجه به تسریع فرآیندها و ذخیره زمان می‌انجامد.
سعی کنید با نرم‌افزارها و اپلیکیشن های مدیریت کار، به کارهای خودسر و سامان دهید.
۵ – شناسایی زمان‌های مرده
در طول ۲۴ ساعت شبانه‌روز، زمان‌هایی هست که شما می‌توانید از آن‌ها به نحو احسن استفاده کنید مثلاً وقتی‌که در مترو یا ماشین خود در حال تردد هستید می‌توانید از کتاب‌های صوتی برای افزایش آگاهی و اطلاعات خود استفاده کنید. این فقط یک مثال بود؛ شما با بررسی ساعات خود طبق سبک زندگی‌تان قادر خواهید بود زمان‌های مرده را شناسایی و از آن‌ها برای رشد بیشتر و افزایش بازدهی خود استفاده کنید.
۶- تأخیر و اهمال ممنوع!
این احتمال وجود دارد که شما قادر نباشید در زمان‌های تعیین‌شده خود اقدامات خود را انجام دهید؛ اما این اتفاق نباید به‌صورت یک عادت رفتاری در زندگی شما بروز پیدا کند؛ بنابراین اجازه ندهید تا تعداد این اقدامات انجام‌نشده در زمان خود زیاد شود و سعی کنید سریع‌تر و چابک‌تر کار خود را انجام دهید.
۷ – قورباغه بزرگ رو قورت بده
بسیاری از مردم دوست دارند در ابتدای روز خود کارهای سبک و کم‌اهمیت خود را انجام دهند؛ اما باید بدانید که افراد در ابتدای روز کاری از سطح انرژی بالای پی برخوردارند که در ساعات پایانی روز از این انرژی کاسته می‌شود (استثنا هم وجود دارد). به همین دلیل منطق می‌گوید که در ابتدای روز کارهای سخت و پراهمیت خود را انجام دهید و در طول روز به بقیه کارها برسید.
۸- تمرکز، تمرکز، تمرکز
یکی از عوامل مهم که موجب می‌شود افراد زمان بیش‌ازحد نیازی را به یک کار اختصاص دهند، عدم تمرکز است؛ بنابراین این افراد دائماً با مسئله‌ی کمبود وقت درگیر هستند. پیشنهاد می‌کنیم کتاب کار عمیق نوشته‌ی کال نیوپورت را بخوانید، راهکارهای این کتاب شمارا به حد بالایی از تمرکز می‌رساند.
۹ – هوشمندانه کارکنید
فهرست کارهای خود را دائماً بررسی کنید، با این کار در هر شرایط میزان اولویت هر کار را شناسایی می‌کنید و در فهرست خود بازبینی انجام می‌دهید. برای مثال اگر می‌خواهید روزانه مصرف کنید با کم کردن یک ساعت از خوابتان می‌توانید این زمان را به دست بیاورید.
۱۰ – مرگ بر کمال‌گرایی
یکی از موانع بزرگ در اهمال و هدر دادن زمان و همچنین پایین آمدن بازدهی کمال‌گرایی افراطی است. ریشه کمال‌گرایی در ذهن انسان است و به‌صورت یک مشکل وسواسی بروز پیدا می‌کند اگر دچار کمال‌گرایی هستید حتماً با یک روانشناس مجرب دراین‌باره مشورت کنید تا از این قسمت بهبود پیدا کنید. کمال‌گرایی یک مانع بزرگ بر پیشرفت شماست و زمان طلایی شمارا از بین می‌برد. یادتان باشد توجه زیاد به جزییات باعث غافل شدن از کلیات کار می‌شود و به اصلاح هدف خود را گم خواهید کرد. پس باکمال گرایی مبارزه کنید و مطلوب گرا باشید.
۱۱ – یک یاور داشته باشید
یک بیماری کوچک هم می‌تواند روی شما تأثیری بگذارد که نتوانید وظایف و کارهای روزانه خود را انجام دهید. در همچنین مواقع بودن یک دوست یا نماینده در کنارتان می‌تواند کمک بسزایی به انجام کارهای شما کند. می‌توانید با یکی از همکاران یا دوستان خود این مسئله را در میان بگذارید و به‌صورت دوطرفه در چنین شرایطی به همدیگر کمک کنید.
۱۲ – شبکه‌ی اجتماعی؛ قاتل زمان
یکی از قاتلان زمان در عصر ما، شبکه‌های اجتماعی هستند. حتماً برای شما هم پیش‌آمده که یک‌لحظه به خودتان بیایید و ببینید که ساعت‌هاست در شبکه‌ای اجتماعی مانند اینستاگرام در حال گردش بوده‌اید، به همین سادگی زمان ارزشمند شما به هدر رفت! سعی کنید شبکه‌های اجتماعی را محدود کنید و کنترل زیادی روی آن داشته باشید.
۱۳ – انجام یک‌باره ممنوع
هر انسان میزان انرژی خاصی دارد و این انرژی را باید دائماً تحت نظر بگیرید در غیر این صورت اگر بیشتر از توان و انرژی خود کار کنید به تحلیل می‌روید و این اتفاق موجب خستگی و بی‌حوصلگی شما در ادامه کار می‌شود. پس یعنی کنید پس از هر یک ساعت کار، ۱۰ دقیقه استراحت کنید.
