آیا شما هم مثل بسیاری از افراد مجبور هستید که در دیروقت روی پروژه‌های خود کار کنید تا سر موعد آن‌ها را تحویل دهید؟ آیا زمان کافی برای انجام دادن کارهای خود ندارید؟ همیشه وقت کم میاورید؟ زمانی کافی برای تفریح و استراحت ندارید؟ در ابن مقاله شما را با اشتباهات رایج مدیریت زمان آشنا می‌کنیم.
اگر پاسخ شما به این سؤالات مثبت است، باید بدانید که در مدیریت زمان ضعیف هستید.
در این مقاله ما شما را با اشتباهات مدیریت زمان آشنا می‌کنیم تا با دوری از آن‌ها قادر باشید با برنامه‌ریزی خود به خوبی زمانتان را مدیریت کنید. لطفاً تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
اهمیت شناخت اشتباهات رایج مدیریت زمان
شما با شناخت اشتباهات رایج در مدیریت زمان قادر خواهید بود به مزیت‌های زیر دست پیدا کنید:
کارایی و بهره‌وری خود را بهبود دهید.
زمان کافی برای تقویت مهارت‌های خود پیدا کنید.
به انجام دادن فعالیت‌های موردعلاقه خود بپردازید.
کارهای خود را باکیفیت‌تر و در زمان کوتاه‌تر انجام دهید.
انرژی و انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کارهای خود داشته باشید.
اشتباهات رایج مدیریت زمان
در ادامه مقاله به اشتباهات رایج در مدیریت زمان اشاره می‌کنیم، شما با خودداری از انجام این اشتباهات قادر خواهید بود مدیریت زمان خوبی را تجربه کنید.
۱- طولانی بودن لیست کارها
وقتی‌که از مدیریت زمان صحبت می‌شود، اکثر افراد از خود توقع دارند که با یادگیری این مهارت قادر باشند کارهای بیشتری را در طول روز به پایان برساند. به همین علت در زمان نوشتن چک‌لیست روزانه، کارهای زیادی را برای انجام دادن، ذکر می‌کنند.
این اشتباه باعث می‌شود که فرد:
- با فهرستی از کارهای انجام‌نشده روبرو و درنتیجه از خودش مأیوس شود.
- رفته‌رفته از برنامه‌ریزی و ایجاد لیست کارها ناامید شود.
- تصور کند که در طول روز وقت کافی برای انجام کارهایش ندارد و همیشه پر کار و شلوغ است.
- به انجام کارهای کم‌اهمیت‌تر و کوچک‌تر بپردازد تا تعداد کارهای انجام‌شده را بیشتر کند و درنتیجه از انجام کارهای مهم غافل شود.
راهکار این مشکل این است که در چک‌لیست روزانه خود، فقط ۵ یا ۶ مورد کار با اهمیت را درج کنید. کارهایی که اهدافتان را به شما نزدیک‌تر می‌کنند. اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، در یک چک‌لیست دیگر، کارهای کم‌اهمیت‌تر را بنویسید. کارهایی مثل خرید کردن، رفتن به باشگاه، شستن لباس‌ها و غیره را در این لیست قرار دهید.
۲- بی‌توجهی به کارهای با اهمیت‌تر
ذهن انسان به‌صورت طبیعی تمایل بالایی برای انجام کارهای آسان‌تر دارد. کارهایی که میزان سختی کمتر اما لذت بیشتری را برای انسان در پی دارند. پس شما به‌صورت خودکار تمایل دارید که روز خود را با کارهای آسان‌تر آغاز کنید و کارهای مهم‌تر را به انتهای روز موکول می‌کنید. این یکی از مهمترین اشتباهات مدیریت زمان است.
این اشتباه هیچ سودی برای شما نخواهد داشت و موجب می‌شود تا:
در زمان انجام کار مهم، توان، انرژی و انگیزه کافی نداشته باشید.
به علت اتفاقات روزانه زمان کافی برای انجام کارهای مهم‌تر نداشته و آن‌ها را به آینده موکول کنید.
در تمام روز ذهن شما مشغول انجام نشدن آن کار با اهمیت باشد.
یادتان باشد که اگر شما روز خود را با کارهای مهم و با اهمیت شروع کنید، یعنی در انجام کارهایتان اولویت داشته باشید، در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنید.
۳- عدم تعیین ضرب‌الاجل برای انجام کارها یکی از اشتباهات رایج مدیریت زمان
عدم توجه به زمان شروع و پایان کارها، زمان زیادی از شما را به هدر می‌دهد. چون فکر می‌کنید که تا انتهای روز زمان کافی برای انجام دادن آن‌ها را دارید و به همین دلیل آن‌ها را پشت گوش می‌اندازید.
اگر هم در تعیین زمان انجام کارها واقع‌بین نباشید، زمان خود را از دست داده‌اید. به‌عنوان‌مثال اگر برای کاری که انجام آن دو ساعت زمان می‌برد، یک ساعت تعیین کنید؛ کل برنامه‌های خود را دچار اختلال خواهید کرد و از طرفی انگیزه خود را برای انجام کارهای دیگر از بین می‌برید.
پس لازم است در زمان تعیین زمان، واقع‌بین باشید و به توانایی‌ها، استعدادها و زمان خود در طول روز توجه داشته باشید.
۴- عدم توجه به زمان‌های تلف شده
شما در طول روز زمان‌های هدر رفته زیادی دارید. زمان‌هایی که به کارهای غیرضروری و بی‌اهمیت می‌پردازید. به‌عنوان‌مثال به زمان‌های زیر توجه کنید:
- در شبکه‌های اجتماعی می‌چرخید.
- تلویزیون نگاه می‌کنید.
- بیهوده از خانه بیرون می‌روید.
- و غیره.
البته ما نمی‌گوییم که این کارها را کنار بگذارید و تمام روز فقط در حال کار و تلاش باشید. با دوری از این کارهای بیهوده می‌توانید زمان اضافه زیادی را برای خود پس‌انداز کنید و آن را به انجام کارهای مهم مانند ورزش، مطالعه کتاب، یادگیری مهارت جدید و غیره اختصاص دهید. این کارها علاوه بر اینکه به رشد شما کمک خواهند کرد موجب می‌شوند تا احساس بهتری را تجربه کنید. بی‌توجهی به این زمان‌های هدر رفته بیهوده، موجب می‌شود که در انتهای روز به خود بگویید که «کاش بیشتر از ۲۴ ساعت در روز زمان در اختیار داشتم.»
۵- بی‌نظمی در محیط
شلختگی و بی‌نظمی باعث می‌شود که زمان بیشتری را به نظافت و نظم دهی اختصاص دهید. علاوه بر این، بی‌نظمی باعث آشفتگی ذهن شما می‌شود و درنتیجه نمی‌توانید به‌صورت دقیق در مورد کارهای خود تفکر کنید.
۶- عدم مدیریت حواس‌پرتی
بیشتر افراد در زمان انجام دادن کارهای خود، از حواس‌پرتی‌های پیرامون خود غافل هستند، مخصوصاً کارهایی که انجامشان به کمی سخت است و به‌دقت و تمرکز بالایی نیاز دارد. بررسی کنید و ببینید که در حین انجام کار چند بار گوشی همراه و شبکه‌های اجتماعی خود را چک می‌کنید؟ چند بار در حین انجام کار دست از کار می‌کشید و به کارهای بیهوده می‌پردازید؟
اگر بتوانید این حواس‌پرتی‌ها را مدیریت کنید، قادر خواهید بود کار خود را در زمان کوتاه‌تری به پایان برسانید و درنتیجه زمان زیادی را ذخیره کنید. در غیر این صورت ممکن است کاری که به ۱ ساعت زمان نیاز دارد را در ۳ ساعت به پایان برسانید.
۷- اهمال‌کاری و تنبلی یکی دیگر از اشتباهات رایج مدیریت زمان
اهمال‌کاری و تنبلی هم یکی دیگر از آفت‌های مدیریت زمان است. بهتر است منشأ اهمال‌کاری خود را پیدا کنید تا بتوانید آن را از ریشه شناسایی و حل کنید.
۸- انجام هم‌زمان کارها
انجام دو یا چند کار به‌صورت هم‌زمان نه‌تنها در کاهش کیفیت کار تأثیر دارد، بلکه باعث می‌شود تا زمان زیادی را از دست بدهید. چون ذهن فقط توانایی انجام یک کار دارد و وقتی‌که شما به انجام چند کار بپردازید؛ زمان بیشتری را برای تمرکز دوباره از دست می‌دهید.
برای دوری از این مشکل باید سعی کنید که فقط به یک کار بپردازید. برای اینکه بهتر به این موضوع واقف شوید، زمانی که برای چند کار هم‌زمان صرف می‌کنید را اندازه‌گیری کنید و سپس زمان انجام تک‌تک همان کارها را اندازه‌گیری کنید. بی‌تردید زمان انجام دادن تک‌تک این کارها از زمان انجام هم‌زمان کارها، کمتر خواهد بود.
یادتان باشد که عدم تمرکز در زمان انجام کار، زمان زیادی را هدر می‌دهد.
۹- دوری از تفریح و استراحت
اگر تمام زمان خود را برای انجام کارهای خود اختصاص دهید و وقتی را برای استراحت و تفریح در نظر نداشته باشید، انرژی خود را رفته‌رفته از دست خواهید داد و باطری درونی‌تان خالی خواهد شد.
عدم تفریح و استراحت، انگیزه شما را نیز از بین می‌برد. پس لازم است که پس از انجام هر کاری، زمانی را به استراحت و تفریح اختصاص دهید.
سخن پایانی
عدم مدیریت صحیح زمان باعث می‌شود که ما نتوانیم کارهایی را که برای رسیدن به اهداف خود برنامه‌ریزی کرده‌ایم را به نحو احسن انجام دهیم.
شما با شناخت اشتباهات رایج در مدیریت زمان قادر خواهید بود به مزیت‌های زیر دست پیدا کنید:
کارایی و بهره‌وری خود را بهبود دهید.
زمان کافی برای تقویت مهارت‌های خود پیدا کنید.
به انجام دادن فعالیت‌های موردعلاقه خود بپردازید.
کارهای خود را باکیفیت‌تر و در زمان کوتاه‌تر انجام دهید.
انرژی و انگیزه‌ی بیشتری برای انجام کارهای خود داشته باشید.
در این مقاله به بررسی ۹ مورد از اشتباهات رایج مدیریت زمان پرداختیم و روش‌هایی را برای جلوگیری از آن‌ها به شما ارائه کردیم. از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بوده‌اید از شما سپاس گذار هستیم. لطفاً نظرات و تجربیات خود را در مورد اشتباهات رایج مدیریت زمان با آژانس دیجیتال مارکتینگ ای تی هما به اشتراک بگذارید.
