مدیریت زمان چیست و چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ (راهنمای جامع مدیریت زمان)

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

یک ‌ضرب‎ المثل انگلیسی می‌گوید «Time and tide waits [wait] for no man» به زبان شیرین فارسی این ضرب‌المثل این‌طور ترجمه می‌شود: «زمان و جزر و مد منتظر کسی نمی‌ماند». درواقع این ضرب‌المثل حامل این پیام است که زمان یک پدیده ارزشمند است. همه‌ی انسان‌ها برای رسیدن به موفقیت در تمامی ابعاد زندگی، باید درک عمیقی از ارزش و اهمیت زمان داشته باشند. افرادی که قیمت زمان را نمی‌دانند و در حال هدر دادن این گنج هستند، در مسیر موفقیت و تکامل خود دچار شکست می‌شوند. بنابراین می‌توان این‌طور نتیجه گرفت که مدیریت زمان کلید طلایی تحقق اهداف انسان‌هاست. در این مقاله به بررسی اینکه مدیریت زمان چیست و چگونه زمان را مدیریت کنیم؟خواهیم پرداخت. پس با ما همراه باشید.

مدیریت زمان چیست؟

به بیانی ساده مدیریت زمان به معنای اختصاص زمان به‌صورت مؤثر به فعالیت‌هایی خاص است.

درواقع با مدریت زمان شما قادر خواهید بود بر اساس اولویت‌های خود زمان خود را به فعالیت‌های خاص خود اختصاص دهید، درنتیجه‌ی این امر شما از وقت خود به بهترین (بهینه‌ترین) شکل ممکن استفاده کرده‌اید.

شما در مدیریت زمان تعیین می‌کنید که اولویت کدام فعالیت بالاتر است و چه میزان زمانی باید به آن اختصاص داده شود. کدام کار را باید سریع‌تر به پایان برسانید و کدام کار را می‌توانید به آینده موکول کنید.

مدیریت زمان نه‌تنها در حرفه و کسب‌وکار بلکه در زندگی شخصی نیز کاربردپذیر است، مدیریت زمان نقشی مهم و اساسی در زندگی ما بر عهده دارد و کیفیت زندگی ما در گروی مدیریت زمان است

مدیریت زمان شامل بخش‌های زیر است:

۱- برنامه‌ریزی مستمر

برای اجرای یک مدیریت زمان اثربخش به‌صورت روزانه برنامه‌ریزی کنید. برنامه کاری و فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. فعالیت‌های خود را در برنامه‌ی خود اولویت‌بندی کنید و مشخص کنید که هر کار چقدر زمان نیاز دارد. سعی کنید کارهای با اولویت بالا را لیست کنید و کارهای کم‌اهمیت که در آینده هم می‌توانید آن‌ها را انجام دهید را در لیست قید نکنید. کارهای نیمه‌کاره و بلاتکلیف را تکمیل و نهایی کنید. کارهای انجام‌شده را تیک بزنید و تا کاری را تمام نکرده‌اید کار بعدی را شروع نکنید.
سعی کنید کارهایتان را در زمان اختصاص داده‌شده به پایان برسانید.

۲- تعیین اهداف

انسان بی‌هدف یک‌مرده‌ی متحرک است! او مانند یک کشتی بی ناخدا در اقیانوسی پهناور گمشده و سرگشته است. شما باید اهداف خود را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که اهدافتان واقع‌بینانه و دست‌یافتنی هستند.

۳- تعیین ضرب‌الاجل

برای اهداف تعیین‌شده خود، یک ضرب‌الاجل (deadline) در نظر بگیرید و سعی کنید تا قبل از فرارسیدن زمان مقرر به آن هدف برسید. شما بهترین فردی هستید که می‌توانید برای اهدافتان ضرب‌الاجل تعیین کنید. در تعیین ضرب‌الاجل واقع‌بین باشید و به این اطمینان برسید که هدف شما در ضرب‌الاجل، قابل‌دستیابی باشد.

۴- تفویض مسئولیت‌ها

سعی کنید مهارت «نه» گفتن را یاد بگیرید. تمام‌کارها را یک‌تنه انجام ندهید. افراد دیگری هم در زندگی شما حضور دارند که می‌توانید از آن‌ها کمک بگیرید. فقط بر کارهایی که تخصصتان است تمرکز کنید و آن‌ها را انجام دهید و کارهایی را که در آن سررشته‌ای ندارید به دیگران بسپارید.

۵- اولویت‌بندی کارها

در مدیریت زمان باید با توجه به اهمیت کارها و وظایف آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. فرق میان کارهای فوری و مهم را تشخیص دهید. برای هرکدام از کارها یک‌زمان اجرا و پایان تعیین کنید. این زمان می‌تواند ۱ ساعت تا چندین ماه نیز باشد.

۶- اختصاص زمان مناسب برای فعالیت درست

سعی کنید شعار «انجام کار درست در زمان مناسب» را سرلوحه‌ی کار و زندگی خود قرار دهید. کارهایی که در زمان مناسب انجام نمی‌شوند ارزش قابل‌توجهی ندارند. برای انجام یک کار که نهایتاً یک ساعت زمان می‌برد یک روز خود را حرام نکنید، همچنین یادتان باشد برای بررسی و فعالیت در شبکه‌های اجتماعی و چک کردن ایمیل زمانی را به‌صورت جداگانه اختصاص دهید.

روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟

همه ما شنیده‌ایم که «وقت طلاست» اما در واقعیت تعداد کمی از ما بر اساس این باور زندگی می‌کنیم.

برای این‌که این موضوع برایتان ملموس شود کافی است به اعداد و ارقام توجه کنید، یادتان باشد که اعداد هیچ‌وقت دروغ نمی‌گویند. به همین دلیل می‌خواهیم در این قسمت با روشی ساده میزان زمان هدررفته یک روز کاری را بررسی و محاسبه کنیم.

در طول روز عوامل و دلایل زیادی قادرند ذهن ما را منحرف و موجب حواس‌پرتی ما شوند. بر اساس تحقیقات انجام‌شده گلوریا مارک (Gloria Mark) به ازای هر وقفه، به‌طور متوسط ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد تا ذهن انسان برای بازگشت به شرایط عادی آماده شود! بسیاری از تحقیقات این نتایج را تأیید کرده‌اند.

حواس‌پرتی علاوه بر هدر دادن زمان باعث برهم خوردن انسجام و تمرکز ذهنی و همچنین سلب آرامش ذهنی می‌شود. به‌عنوان‌مثال چک کردن شبکه‌های اجتماعی به مدت ۳۰ ثانیه، نه‌تنها همین‌قدر زمان را هدر می‌دهد، بلکه تقریباً ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا ذهن برای کاری که در حال انجام بود، آماده شود.

این موارد علاوه بر کاهش بهره‌وری و اثرگذاری، بر احساسات افراد تأثیرات منفی می‌گذارد. درواقع از دست دادن تمرکز موجب افزایش استرس و اضطراب، کج‌خلقی و کاهش بهره‌وری می‌شود.

شاید تصور کنید که شما از این قضیه مستثنا هستید اما امروزه ثابت‌شده است که انجام چند کار هم‌زمان (Multi Tasking) به حواس‌پرتی و عدم تمرکز می‌انجامد.

پیتر دراکر (Peter Drucker) در کتاب مدیر اثربخش «The Effective Executive» در مور این موضوع هشدار میدهد و بیان می‌کند که در دنیای واقعی موارد استثنایی مانند موزارت وجود دارد که به‌صورت هم‌زمان روی چند قطعه موزیک و ترکیب آن بتواند کار کنید و یک شاهکار خلق کند.

بنابراین سعی کنید عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید و کار خود را به پایان برسانید.

چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟

در این بخش به اهمیت مدیریت زمان در کار ورزندگی می‌پردازیم.

مدیریت زمان باعث می‌شود تا بتوانید بر کارهای خود تسلط بالایی داشته باشید و تعادل کار و زندگی را حفظ کنید.

۱- بهبود عملکرد

زمانی که مهارت مدیریت زمان را یاد بگیرید و آن را اجرا کنید، دید بهتر و شفاف‌تری به وظایف و کارها و همچنین مدت‌زمان اجرای آن‌ها خواهید داشت. زمانی که یک برنامه مدون برای پیگیری کردن دارید، حتماً متوجه خواهید شد که زمان کمتری برای تصمیم‌گیری در مورد کارها صرف می‌کنید. مدریت زمان باعث می‌شود که انرژی و زمان خود را بر کارهای اساسی و اولویت بالا معطوف کنید و از بروز عوامل مختل کردن تمرکز و حواس جلوگیری کنید.

۲- کسب نتایج بهتر

وقتی‌که با آرامش و بدون ضرب‌الاجل کار می‌کنید، قادر خواهید بود برای کارتان بیشتر تمرکز و تلاش کنید. مدیریت زمان باعث می‌شود تا وظایفتان را اولویت‌بندی کنید و به این اطمینان برسید که برای هر وظیفه زمان کافی در اختیاردارید. این نکته را فراموش نکنید که زمانی کیفیت کار شما افزایش می‌یابد که با زمانی کافی به انجام کارها بپردازید و شتاب‌زده عمل نکنید.

۳- تحویل به‌موقع کار

مدیریت زمان به معنای اختصاص دادن هرکدام از بلوک‌های کارتان به یک بازه‌ی زمانی خاص است. اگر شما بتوانید زمان را به‌صورت واقع‌بینانه و هوشمندانه به کارها تخصیص دهید، قادر خواهید بود قبل از ضرب‌الاجل کار خود را به پایان برسانید.

۴- کاهش استرس

زمانی که یک لیست کامل و بلندبالا از کارها و وظایفتان در کار و زندگی جلوی شما باشد، بدون شک دچار اضطراب و استرس خواهید شد. در همچنین مواقع مدیریت زمان به کمک شما می‌آید تا بتوانید این کارها را به لحاظ ضروری بودن، اولویت‌بندی کنید و برای هرکدام یک‌زمان مشخص تعیین کنید. اولویت‌بندی کارها و تخصیص زمان به هرکدام کمک شایانی به کاهش استرس شما می‌کند.

۵- ایجاد فرصت‌های شغلی

مدیریت زمان از شما یک کارمند متعهد، مسئولیت‌پذیر و خوش‌قول می‌سازد. این امر باعث ارتقا ارزش شما در سازمان می‌شود و اعتبار حرفه‌ای شما را افزایش می‌دهد و درنتیجه می‌تواند فرصت‌های شغلی جدیدی را برای شما خلق کند.

 

سخن پایانی

در این مقاله به مبحث مدیریت زمان و راهکارهای مدیریت زمان پرداختیم. . از اینکه تا انتهای مقاله با ما همراه بوده‌اید از شما سپاس گذاریم. لطفاً تجربیات و نظرات خود را با آژانس دیجیتال مارکتینگ ای تی هما به اشتراک بگذارید.